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Anwendungsbeispiele für die erweiterte Rufweiterleitung in der Cloud Telefonanlage

In diesem Beitrag finden Sie verschiedene Beispiele für komplexe Rufszenarien mit der erweiterten Rufweiterleitung. Sie können diese direkt nachbauen oder als Inspiration für eigene Call Flows nutzen.

Dieser Artikel baut auf der Anleitung für die erweiterte Rufweiterleitung in der Cloud Telefonanlage auf, in der jeder Schritt im Detail erklärt wird. Dank des intuitiven Aufbaus unserer Features sollten fortgeschrittene Nutzende allerdings auch direkt mit der Umsetzung dieser Beispiele einsteigen können.

Hinweis: Auch wenn die genannten Beispiele für die Cloud Telefonanlage gelten, können Sie vieles ähnlich in der Rufnummernverwaltung in Ihrem Kundenportal umsetzen. In den Tarifen für den privaten Gebrauch steht keine erweiterte Rufweiterleitung zur Verfügung.
 

Nebenstelle mit mehreren Endgeräten

Oft sind einer Nebenstelle mehrere Endgeräte zugeordnet. Standardmäßig werden Anrufe auf all diesen Geräten gleichzeitig signalisiert. Die Endgeräte der Nebenstelle können aber auch separat und nacheinander angesprochen werden.
Im folgenden Beispiel sind der Nebenstelle „Telefone Geschäftsleitung“ ein Büro-Telefon („GL Büro“) und eine Applikation auf einem Smartphone („GL Smartphone“) zugeordnet, die nacheinander klingeln sollen. Wenn der Anruf auf keinem der Geräte angenommen wird, soll eine Weiterleitung auf den Anrufbeantworter der Nebenstelle erfolgen.
Dazu muss ein Profil mit drei Schritten angelegt werden.
 

Schritt 1

Schritt 2

Schritt 3

Unterschiedliches Verhalten innerhalb und außerhalb der Geschäftszeiten

Gewerbetreibende wollen nur in seltenen Fällen rund um die Uhr erreichbar sein. Häufigstes Beispiel dürfte hier die unterschiedliche Erreichbarkeit während und außerhalb der Geschäftszeiten sein. Zwar kann die Unterscheidung auch mit dem Feierabendschalter manuell beeinflusst werden, aber mit der erweiterten Rufweiterleitung und einer zeitgesteuerten Profilzuweisung lassen sich dies und selbst komplexere Szenarien ganz automatisch umsetzen.
Um dies zu ermöglichen wird mit verschiedenen Profilen gearbeitet, die - ähnlich einem Stundenplan - auf die Woche verteilt werden.
Im folgenden Beispiel wird die Nebenstelle „Zentrale“ eingerichtet. Der Einfachheit halber klingeln zu den Geschäftszeiten alle Endgeräte der Nebenstelle parallel. Lediglich während der Mittagspause erhalten Anrufende eine entsprechende Ansage und außerhalb der Geschäftszeiten wird ein Anrufbeantworter geschaltet.
 

Profile anlegen

Im ersten Schritt werden drei Profile mit eindeutigen Bezeichnungen angelegt. Wenn Sie jedem Profil auch noch eine eigene Farbe zuordnen, erleichtert das später die Übersicht.

Profil 1

Profil 2

Profil 3

Profile zuweisen

Eskalierende Ruffolgen

Bei eskalierenden Ruffolgen wird zunächst nur eine bestimmte Anzahl von Endgeräten signalisiert. Kann das Gespräch innerhalb der definierten Zeit nicht angenommen werden, klingelt ein größerer Kreis von Endgeräten um die Chance zu erhöhen, dass kein Anruf unbeantwortet bleibt. Diese Steigerung kann beliebig fortgesetzt werden.
Folgendes Beispiel soll den Anruf bei einer Support-Hotline darstellen. Die Anzahl der signalisierten Geräte erhöht sich dabei schrittweise auf insgesamt drei. Wird das Gespräch an keinem dieser Endgeräte entgegengenommen, folgt eine externe Rufweiterleitung auf ein Mobiltelefon. Grundlage für diese Einrichtung ist, dass alle drei Telefone der Nebenstelle „Support“ zugeordnet sind. 
 

Profil erstellen

Schritt an externe Rufnummer anlegen

Profilzuweisung je Nebenstelle

Rufweiterleitung zu anderen Nebenstellen

Für die Weiterleitung von einer Nebenstelle zu einer anderen Nebenstelle kann das Weiterleitungsziel „Interne Rufweiterleitung“ genutzt werden. Ein Grund dafür kann beispielsweise sein, dass einer Nebenstelle nur ein Endgerät zugeordnet ist.

Nebenstellen in der Cloud Telefonanlage

Profil anlegen

Schritt mit interner Rufweiterleitung anlegen