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Hilfecenter

Verwaltung und Nutzung von Kontakten und Click2Dial in der Cloud Telefonanlage

In diesem Artikel erklären wir die Verwaltung der Kontakte sowie die Nutzung von Click2Dial in Ihrer easybell Cloud Telefonanlage und den OfficeDesk-Zugängen.

Einrichtung und Nutzung der Kontakte in der easybell Cloud Telefonanlage

Mit den Kontakten hat easybell die Möglichkeit geschaffen, ein zentralisiertes Telefonbuch sowie persönliche Kontakte für die einzelnen Nutzer der Cloud Telefonanlage anzulegen. Dies geschieht für das zentralisierte Telefonbuch mit dem Administrator-Zugang der Cloud Telefonanlage und für die persönlichen Kontakte aus den OfficeDesk-Zugängen der Nebenstellen. Angelehnt an diese Trennung gestaltet sich auch folgende Anleitung. Außerdem gehen wir neben der Erstellung und Wartung der Kontakte auch auf die Nutzung der Click2Dial-Funktion ein, die in Verbindung mit den Kontakten zusammenarbeitet.

Zentralisiertes Telefonbuch verwalten

  1. Um die Kontakte zu nutzen, loggen Sie sich bitte zunächst im easybell-Kundenportal mit Ihrem Administrator-Login ein. Dies erfolgt wie gewohnt mit Ihrer Kundennummer und dem zugehörigen Passwort.
  2. Öffnen Sie nun den Navigationspunkt „Kontakte“. Sie gelangen hier in die Übersicht der angelegten Dateneinträge.

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  3. Mit den Symbolen oben links können Sie die Kontakte verwalten.

    Kontakt hinzufügen: Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich die Maske, um einen neuen Eintrag anzulegen. Bitte vergeben Sie Vor- und Nachname und tragen Sie die gewünschten Daten für den Kontakt ein. Sie speichern den Kontakt mit einem Klick auf den grünen Haken. Mit dem roten „X“ brechen Sie den Vorgang ab.

    Kontakte löschen: Um Kontakte zu löschen, markieren Sie diese bitte mit der Checkbox links neben dem Vornamen. Dabei wird der „Löschen“-Button aktiviert, mit dem Sie nun die Einträge entfernen können. Eine Auflistung gibt Ihnen die Möglichkeit, die zu löschenden Kontakte noch einmal zu kontrollieren, bevor durch den Klick auf „Löschen“ die Daten entfernt werden.

    Kontakte importieren: „Kontakte importieren“ bietet Ihnen die Möglichkeit, Kontakte aus einer vCard oder csv-Datei zu importieren. Das benötigte Format wird direkt in der Oberfläche angezeigt und eine Beispieldatei kann heruntergeladen werden.

    Kontakte exportieren: Mit dieser Option lassen sich die Kontakte als vCard oder csv-Datei herunterladen.

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  4. Um einzelne Kontakte detailliert ansehen zu können, klicken Sie den Vor- oder Nachnamen an. Die Detaildaten des Kontaktes werden geöffnet. Sollen die bestehenden Daten angepasst werden, so klicken Sie bitte in der Datenmaske auf das Zahnradsymbol neben dem Namen.

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  5. In der Suchleiste kann nach Vor- sowie Nachnamen oder Rufnummern und Rufnummerteilen gesucht werden. Je eindeutiger die Sucheingabe, desto stärker werden die Kontakte gefiltert. Außerdem sind die Einträge durch die Pfeilanordnungen in den Überschriften nach bestimmten Kriterien sortierbar.

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Click2Dial

Mit „Click2Dial Einstellungen“ legen Sie die Einstellungen für die Click2Dial-Funktion fest.

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Mit „Click2Dial“ suchen Sie eine anzurufende Nummer aus den bestehenden Kontakten, klicken diese in Ihrem Webbrowser an und die Funktion startet automatisch einen Ruf zu der angeklickten Nummer über ein definiertes Telefon.

Wenn Sie die Einstellungen für „Click2Dial“ öffnen, haben Sie drei Auswahlmöglichkeiten für die Einstellungen zum Administrator-Login:

  1. Immer nach allen Endgeräten fragen (Standard): Wenn Sie diese Option wählen und eine Rufnummer in Ihren Kontakten anklicken, öffnet sich eine Maske, in der gefragt wird, welches Telefon den Anruf ausführen soll. Dabei werden alle Telefone berücksichtigt, die in der Cloud Telefonanlage eingerichtet sind.
  2. Immer nach gewählten Endgeräten fragen: Mit dieser Option können Sie die Auswahl der Endgeräte einschränken, die Ihnen im Administrator-Login vorgeschlagen werden, wenn Sie eine Rufnummer aus den Kontakten anklicken.
  3. Immer ein bestimmtes Endgerät nutzen: Für diese Einstellung muss noch ein bestimmtes Endgerät in dem Dropdown-Menü ausgewählt werden. Klicken Sie eine Nummer in den Kontakten an, wird der Anruf über dieses Telefon ausgeführt.

Mit „Speichern“ werden die Einstellungen übernommen.

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Private Kontakte und Click2Dial mit OfficeDesk-Zugängen

Die Möglichkeiten für ein OfficeDesk-Nutzer sind zunächst identisch zu den Einstellungen des Administrator-Konto. Auch die Bedeutung und Bedienung der Buttons unterscheidet sich dabei nicht.

Der Unterschied ist lediglich, dass die hier angelegten Kontakte nur für das einzelne Benutzerkonto gültig und sichtbar sind. Versucht ein OfficeDesk-Nutzer einen zentralen Kontakt zu löschen, so wird dieser lediglich für ihn ausgeblendet, aber nicht aus dem zentralen Telefonbuch gelöscht.

Eine weitere Einschränkung für die OfficeDesk-Nutzer ist die Tatsache, dass diese in den Click2Dial-Einstellungen nur die Endgeräte zur Auswahl angezeigt bekommen, welche ihnen vom Administrator zugewiesen wurden.