OfficeDesk der Cloud Telefonanlage für Mitarbeiter einrichten
In unserem Artikel „Was ist der OfficeDesk der Cloud Telefonanlage?“ finden Sie allgemeine Informationen.
Auch wenn Sie keine easybell Cloud Telefonanlage nutzen, stehen Ihnen in sämtlichen unserer Business-Tarife OfficeDesks zur Verfügung. Dies sind dann eingeschränkte Zugänge zum Kundenportal bzw. der Rufnummernverwaltung. Der Funktionsumfang ist jedoch leicht eingeschränkt und die Zugriffsrechte lassen sich nicht individuell anpassen. Mehr dazu in der Anleitung „Zugang zum Kundenportal für Mitarbeiter einrichten (OfficeDesk)“.
Um OfficeDesks mit vollem Funktionsumfang in der Cloud Telefonanlage einzurichten, folgen Sie bitte dieser Anleitung.
1. Cloud Telefonanlage aufrufen
Öffnen Sie my.easybell und klicken in der Menüleiste auf „Cloud Telefonanlage“.
Abhängig von der Funktion nutzt die Cloud Telefonanlage zwei verschiedene Nebenstellenarten:
- User: personenbezogene Nebenstellen
- Ressourcen: personenunabhängige Nebenstellen
Klicken Sie bitte auf den passenden Eintrag in der Seitenleiste.
2. Kontaktdaten zur Administration eintragen
Wenn Sie es nicht bereits getan haben, können Sie Kontaktinformationen zur Administration hinterlegen. Diese werden in der Aktivierungsmail an neue OfficeDesk-Nutzer angezeigt.
Klicken Sie dazu in der Seitennavigation unter Cloud Telefonanlage „Erweiterte Einstellungen“ an.
Wechseln Sie zum Tab „Kontakt und Sprache” und geben Sie die Kontaktdaten des Administrators ein.
3. OfficeDesk hinzufügen
Klicken Sie in der Seitennavigation „OfficeDesks“ an. Und dann rechts auf den Button „+ Neuen OfficeDesk hinzufügen“.
4. OfficeDesk einrichten
Ordnen Sie den OfficeDesk jemanden zu und entscheiden Sie auf welche Nebenstellen und Funktionen Zugriff bestehen soll. Diese Angaben können Sie bei Bedarf jederzeit ändern.
Name: Geben Sie den Namen des Mitarbeiters ein, für den Sie den OfficeDesk anlegen.
Aus dem Namen und der Kundennummer wird sich automatisch der Benutzername generieren. Er wird in der Aktivierungsmail stehen und beim Login abgefragt.
E-Mail-Adresse: Tragen Sie bitte die E-Mail-Adresse des OfficeDesk-Nutzers eingerichtet werden soll. An diese Adresse wird eine E-Mail mit einem Verifikationslink versandt. Um den OfficeDesk zu aktivieren, muss der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin den enthaltenen Link „Zum OfficeDesk“ öffnen und ein eigenes Passwort festlegen.
Der Administrator kann diese E-Mail auch zukünftig erneut schicken, beispielsweise wenn der das Passwort vergessen wurde.
Status: Hier ist der aktuelle Stand der Registrierung des OfficeDesks aufgeführt.
Zugriff auf Nebenstellen: Klicken Sie rechts auf „Bearbeiten“, um Zugriff zu vorhandenen Nebenstellen zu gewähren.
Zugriff auf Endgeräte: Klicken Sie rechts auf „Bearbeiten“, um Zugriff zu vorhandenen Endgeräten zu gewähren.
Zugriff auf Faxversand: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn mind. eine Nebenstelle zugeordnet ist.
Zugriff auf SMS-Versand: Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn mind. eine Nebenstelle zugeordnet ist.
Zugriff auf Kontakte: Sie können dem OfficeDesk Zugriff auf die Kontakteverwaltung geben. Der Mitarbeiter kann Kontakte löschen und hinzufügen, diese Änderungen sind jedoch nur im jeweiligen OfficeDesk ersichtlich. Zugriff gewähren Sie, indem Sie den Schalter umlegen, so dass er farblich hinterlegt ist.
Ansicht der globalen Anrufliste: Sie können dem OfficeDesk Zugriff auf die Anruflisten gewähren. Beachten Sie, dass sämtliche Anruflisten eingesehen werden können.
5. OfficeDesk nutzen
Die Einrichtung und Nutzung der zur Verfügung stehenden Funktionen sind beim OfficeDesk identisch zum normalen Betrieb der Cloud Telefonanlage. Vorausgesetzt die Funktion ist für den OfficeDesk freigeschaltet, gelten sämtliche Anleitungen für die Cloud Telefonanlage auch für OfficeDesks der Cloud Telefonanlage.
Mehr dazu hier: Den OfficeDesk der Cloud Telefonanlage richtig nutzen.