Fallstudie: Sanfte Migration in die Cloud
mit der easybell Cloud Telefonanlage
Einleitung
Die St. Josefspflege Mulfingen setzt nach Umstellung von einem Rahmenvertrag der Deutschen Telekom bereits seit 2018 auf easybell. Im Zuge einer Umstrukturierung des eigenen Rechenzentrums galt es, die bisher dort gehostete Telefonanlage durch eine easybell Cloud Telefonanlage zu ersetzen und die bisherigen Telefonanschlüsse intern zu portieren. Die St. Josefspflege Mulfingen wird durch den easybell-Partner Mindstone IT betreut. Nachfolgend stellen wir Ihnen die beiden Unternehmen, sowie die Anforderungen und die Umsetzung vor.
Mindstone IT
Mindstone IT ist ein langjähriger easybell-Partner aus Bad Mergentheim, zwischen Würzburg und Heilbronn gelegen. Das Unternehmen bietet ein umfassendes Lösungsportfolio, etwa für Telekommunikation und die Archivierung von Dokumenten.
Unter anderem berät Mindstone IT Schulen, Bildungszentren und Unternehmen im Bildungswesen und ist Microsoft Authorized Education Partner (AEP). Damit zeichnet Microsoft IT-Unternehmen aus, die Einrichtungen aus dem Bildungswesen umfassend, kompetent und auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten zu passenden Microsoft-Lösungen beraten, um ihr Potenzial voll ausschöpfen zu können.
Mehr zu Mindstone IT erfahren Sie unter mindstone-it.de.
St. Josefspflege Mulfingen
Die St. Josefspflege Mulfingen gGmbH ist eine kirchliche Trägerin der Jugendhilfe und der „Bischof von Lipp“ Schule. Auf Basis der christlichen Weltanschauung werden vielfältige erzieherische, schulische und familienunterstützende Leistungen für Kinder, Jugendliche und junge Menschen erbracht.
Die Ziele und Aufgaben der St. Josefspflege Mulfingen umfassen die Unterstützung von Kindern, Jugendlichen und Familien in Notsituationen sowie die nachhaltige Bearbeitung der leidvollen Geschichte der Mulfinger Sinti- und Roma-Kinder.
Die Einrichtung führt vollstationäre Wohngruppen in Mulfingen und Heilbronn sowie teilstationäre Gruppen an weiteren Standorten. Ihr Angebot umfasst vielfältige ambulante Leistungen, soziale Trainingskurse und Schulsozialarbeit. Zu den weiteren Einrichtungen zählen die Kindertagesstätte Schlawinertreff in Bad Mergentheim sowie die „Bischof von Lipp“ Gemeinschaftsschule und ein sonderpädagogisches Bildungs- und Beratungszentrum in Mulfingen. Insgesamt arbeiten etwa 250 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 14 Standorten.
Mehr zur St. Josefspflege Mulfingen erfahren Sie unter josefspflege.de.
Ausgangslage und Kundenanforderungen
Die Standorte der St. Josefspflege Mulfingen verfügten ursprünglich über Telefon- und Internetanschlüsse auf Grundlage eines Rahmenvertrages mit der Deutschen Telekom. Im Zuge der deutschlandweiten Umstellung auf All-IP und der Ablösung von ISDN durch IP-Telefonie, wurden diese Anschlüsse bereits 2018 durch 11 easybell Office Komplett Trunk-Anschlüsse abgelöst. Das ausgehende Gesprächsaufkommen über alle Standorte hinweg betrug zuletzt 45.000 Minuten in das deutsche Festnetz und 6.000 Minuten in das deutsche Mobilfunknetz.
Office Komplett-Komplettanschlüsse setzen sich jeweils aus einem durchwahlfähigen IP-Telefonanschluss (SIP-Trunk) und einem VDSL-Anschluss zusammen. Die 11 Anschlüsse verteilten sich auf Standorte in 5 verschiedenen Vorwahlbereichen. Zusätzlich wurde jeweils ein Fair Flat 1000-Minutenpaket gebucht, mit Freiminuten in das deutsche Fest- und Mobilfunknetz.
Für easybell sprachen bereits 2018 neben dem unschlagbaren Preis-/Leistungsverhältnis die Erfahrung im VoIP-Bereich, sowie die gute Erreichbarkeit und die fachliche Kompetenz des technischen Supports.
Bislang wurde eine Telefonanlage zentral im Rechenzentrum der St. Josefspflege betrieben. Daran wurden die SIP-Trunks registriert und die einzelnen Standorte St. Josefspflege angebunden. Der große Funktionsumfang der bisherigen Lösung wurde allerdings nie ausgereizt, worin weiteres Einsparpotential erkannt wurde.
Aufgrund des Lizenzmodells der bisherigen Telefonanlage war die Anzahl der gleichzeitig geführten Telefonate auf 16 beschränkt. Darunter fiel auch die interne Telefonie zwischen den Mitarbeitenden und Standorten der St. Josefspflege. Davon können auch zahlreiche Funktionen betroffen sein, wie z.B. eine Telefonkonferenz mehrerer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, wartende Anrufende in einer Warteschleife, eine erweiterte Rufweiterleitung oder der Parallelruf auf mehrere Endgeräte. Dies kann eine reale Einschränkung für den täglichen Betrieb bedeuten.
Im Zuge interner Umstrukturierung im Rechenzentrum wurde zudem der Umstieg auf eine Cloud-Telefonanlage ins Auge gefasst. Die Motivation lag darin, den Arbeitsaufwand für Wartung, Updates, Konfiguration und Anbindungen zu reduzieren.
Umsetzung
Für eine optimale Verwaltung der einzelnen Standorte wurde ein Filialisten-Zugang von easybell bereitgestellt. Dieser Zugang bietet zentralen Zugriff auf die Kundennummern, Rechnungsdaten und Produkte der einzelnen Standorte.
Im Kundenportal des Hauptkontos wurde die easybell Cloud Telefonanlage gebucht und bereitgestellt. Die internen Portierungen wurde in Abstimmung mit der St. Josefspflege durchgeführt. So konnte der dortige IT-Mitarbeiter mit Unterstützung durch easybell die einzelnen Standorte nach und nach zur Cloud Telefonanlage migrieren.
Bei dieser sanften Migration konnte die Funktionalität der neuen Anlage zunächst an einem Standort der St. Josefspflege getestet werden. So war es möglich, das neue System einzurichten und kennenzulernen, ohne die übrigen Standorte zu beeinträchtigen. Anschließend wurden auch die weiteren Standorte schrittweise umgestellt.
Am Hauptstandort in Mulfingen befinden sich neben der Hauptverwaltung auch zwei Schulen und mehrere Wohngruppen. Eine weitere Verwaltung und mehrere Wohngruppen sind in Heilbronn. In Bad Mergentheim wurde die Kindertagesstätte angebunden, und in Künzelsau und Weikersheim insgesamt drei ambulante Gruppen und drei Außenklassen.
Entsprechend der 5 Vorwahlbereiche dieser Standorte wurden die Rufnummern der bisherigen 11 Office Komplett Trunk Anschlüsse auf 5 Business 10-Anschlüsse portiert. Anstelle von Office Komplett wurde für die DSL-Anschlüsse der einzelnen Standorte jeweils auf Office Connect umgestellt. Bei Office Connect handelt es sich um ein DSL-Angebot, welches seit 2021 zu bestehenden easybell SIP Trunks hinzugebucht werden können.
Für die ausgehende Telefonie benutzen nun alle Standorte denselben easybell-SIP Trunk, einen Volume Basic-Tarif mit 50 Sprachkanälen für gleichzeitige Gespräche. Dabei wird durch CLIP no screening die Vorwahl des jeweiligen Standortes nach außen signalisiert.
Als Endgeräte werden IP-Tischtelefone von snom eingesetzt sowie DECT-Basen und -Mobilteile von Gigaset Pro und snom. Für beide Hersteller stellt easybell Einrichtungsanleitungen für die Cloud Telefonanlage im Hilfecenter bereit.
easybell ist für uns schon seit mehreren Jahren ein zuverlässiger Partner für Internet und Telefonie. Mich überzeugte die schnelle Reaktionszeit in Störungsfällen und bei der Umstellung auf die Cloud Telefonanlage die tatkräftige Unterstützung. Positiv hervorzuheben ist auch die kundenorientierte Vertrags- und Preisgestaltung.
Fazit
Mit der Umstellung von einem Rahmenvertrag der Deutschen Telekom auf easybell erhielt die St. Josefspflege Mulfingen ein erheblich höheres Maß an Planungsfreiheit und Flexibilität. So sind alle easybell Telefon- und Internetanschlüsse ohne Mindestvertragslaufzeit erhältlich. Zudem konnten durch die Umstellung die monatlichen Kosten erheblich reduziert werden.
Auch die easybell Cloud Telefonanlage ist preislich deutlich günstiger als die bisherige Lösung. Sie deckt gleichzeitig alle benötigten Funktionen ab und erlaubt eine einfache Administration und bessere Koordination aller Standorte. Wartung und automatische Updates erfolgen nun durch easybell. Interne Gespräche werden nicht länger aufgrund einer Lizenzierung künstlich beschränkt.
Wie im gesamten easybell-Netz, können alle Standorte und Heimbüros ohne zusätzliche Gesprächskosten miteinander telefonieren. Auch für Gespräche mit externen Gesprächspartnerinnen und -partnern, die ebenfalls über easybell telefonieren, fallen keine Gesprächskosten an. Funktionen wie Belegtlampenfelder, Kurzwahl, und Anrufübernahme ermöglichen den Mitarbeitern standortübergreifend eine bessere Zusammenarbeit. Für die Team-Kommunikation stellt easybell zudem ohne Aufpreis u.a. Telefonkonferenzen bereit.
Der IT-Verantwortliche der St. Josefspflege Mulfingen hat über einen Filialisten-Zugang von easybell zentralen Zugriff auf alle Kundennummern, Rechnungsdaten und Produkte der einzelnen Standorte. So können die Kundennummern und die Anschlüsse der verschiedenen Vorwahlbereiche zentral verwaltet werden. Die so verknüpften Kundennummern werden dann in einer Rechnung ausgewiesen und komfortabel als Sammelrechnung für eine einfachere Buchhaltung abgerechnet.