Fallstudie: Standortübergreifende Telefonie
Mit STARFACE und easybell SIP Trunk
Einleitung
Die IMAXX Gesellschaft für Immobilien Marketing mbH mit Sitz in Gießen ist Marktführerin in Mittelhessen und an 16 Standorten vertreten. Im Zuge von ISDN-Abschaltung und All-IP-Umstellung galt es, die bisherigen TK-Anlagen der einzelnen Standorte durch eine zentrale Lösung zu ersetzen und die Telefonanschlüsse zu easybell zu portieren. Mit Konzept und Umsetzung wurde der easybell-Partner DAMM Kommunikations- & Bürosysteme GmbH beauftragt. Im Folgenden stellen wir die Unternehmen, die Anforderungen und die Umsetzung vor.
DAMM Kommunikations- & Bürosysteme GmbH
Die DAMM Kommunikations- & Bürosysteme GmbH ist ganzheitliche ITK-Dienstleisterin für mittelständische Unternehmen. Das Unternehmen ist langjähriger easybell-Partner und beschäftigt in den Bereichen der Informationstechnik (IT) und Telekommunikation (TK) mehr als 20 Mitarbeitende.
Vom Standort Gießen aus werden Kundinnen und Kunden überregional seit mehr als 30 Jahren ganzheitlich betreut. Von der Analyse ihrer Prozesse über die Planung, Bereitstellung und den Betrieb ihrer IT-Infrastruktur bietet die DAMM Kommunikations- & Bürosysteme GmbH alle Leistungen aus einer Hand.
Dabei versteht sich DAMM als Partner seiner Kundinnen und Kunden und fokussiert sich nicht nur auf deren IT, sondern auch darauf, ihre täglichen Geschäftsprozesse und Anforderungen zu verstehen. Dabei ist immer das Ziel, eine langfristige Kundenbeziehung aufzubauen und mit Leidenschaft nachhaltige Lösungen zu erbringen.
Mehr zu DAMM Kommunikations- & Bürosysteme erfahren Sie unter damm-online.com.
IMAXX Gesellschaft für Immobilien Marketing mbH
IMAXX ist Teil der Volksbank Mittelhessen eG, der Volksbank Rhein-Lahn-Limburg eG, der Raiffeisenbank im Hochtaunus eG und der VR Bank Main-Kinzig-Büdingen eG, einem Verbund aus regional ausgerichtete Genossenschaftsbanken mit hoher Transparenz und einem guten Gespür für den regionalen Markt und dessen Möglichkeiten.
Mit ihren 16 Standorten und über 2.000 erfolgreichen Abschlüssen in den letzten vier Jahren ist IMAXX Marktführerin bei allen Fragen rund um Immobilien in Mittelhessen.
IMAXX versteht sich dabei als Partnerin ihrer Kundinnen und Kunden. Egal ob Immobilienkauf oder -verkauf, Immobilien zur Altersvorsorge oder Kapitalanlage, Gewerbeimmobilien, Immobilienvermietungen, Bauland und Hausbau, Neubau oder Immobilienvermarktung. Wenn es um Immobilien geht, ist IMAXX die kompetente Ansprechpartnerin in Mittelhessen, dem Rhein-Main-Gebiet, Rhein-Lahn-Limburg und Main-Kinzig-Büdingen.
Mehr zur IMAXX Gesellschaft für Immobilien Marketing mbH erfahren Sie unter imaxx.de.
Kundenanforderungen
Um Kundinnen und Kunden bestmöglich bei ihrer Immobilien-Strategie beraten und begleiten zu können, setzt IMAXX auf hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ein professionelles Back-Office, viel Know-how, eine fundierte Marktbeobachtung und eine solide Marktbewertung. Dabei steht die persönliche Beratung ganz klar im Vordergrund. Daraus ergibt sich eine hohe Anforderung an zuverlässige Telefonie mit hoher Sprachqualität und Erreichbarkeit.
Vor der Umstellung zu easybell, hat jeder Standort über jeweils 2 DSL-Anschlüsse verfügt, die einen erheblichen Kostenfaktor dargestellt haben. Zudem hatte jeder Standort eine eigene ältere ISDN-Telefonanlage mit analogen Nebenstellen im Einsatz. Im Zuge der deutschlandweiten Umstellung auf All-IP galt es daher auch, die Telefonie auf eine moderne, IP-basierte Kommunikationslösung umzustellen.
Telefonie und Internet wurden bis zu diesem Zeitpunkt von der Deutschen Telekom bezogen. Unter Berücksichtigung der bei der Deutschen Telekom üblichen Mindestvertragslaufzeiten der einzelnen Anschlüsse galt es, die insgesamt 140 Nebenstellen, welche auf die einzelnen Standorte verteilt sind, in eine neue, zukunftssichere Telekommunikationslösung zu überführen und das tägliche Anrufvolumen von 400 bis 500 Anrufen zuverlässig und insbesondere für die Kundinnen und Kunden der IMAXX zufriedenstellend zu bewältigen.
Umsetzung
Kern der neuen TK-Lösung ist eine Telefonanlage, über die zentral an einem Standort die Telefonie aller Standorte administriert und betrieben wird. Hierfür wurde auf einem Server am Standort Gießen die Hardware unabhängige STARFACE Telefonanlagen-Software in einer virtuellen Maschine (VM) eingerichtet. Die Umstellung der einzelnen Standorte und ihrer bisherigen ISDN-Telefonanlagen auf die neue, zentrale STARFACE-Lösung erfolgte nach und nach, abhängig von den Vertragslaufzeiten, die jeweils für die jeweiligen Standorte galten.
Am Hauptstandort in Gießen wurde ein easybell Office Komplett Trunk-Anschluss bereit gestellt, der sich aus einem SIP Trunk für die Telefonie und einem VDSL-Internetanschluss zusammensetzt.
Bei ausgehenden Gesprächen der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird nach außen die zentrale Rufnummer des jeweiligen Standortes signalisiert. Hierfür wurde in der zentralen STARFACE-Telefonanlage den übrigen Standorten jeweils ein eigener easybell Business SIP Trunk mit einem Fair Flat Minutenpaket bereitgestellt. Die Anrufe gehen vom entsprechenden SIP Trunk auf die TK-Anlage und werden dann anhand der von den Anrufenden gewählten Rufnummer an die entsprechenden Standorte übermittelt.
Die Anschlüsse wurden jeweils mitsamt der Rufnummern von der Deutschen Telekom zu easybell portiert. Dazu wurde der unterschriebene Portierungsauftrag einfach per E-Mail an easybell übermittelt. Um sicherzustellen, dass die Rufnummern ohne Unterbrechung erreichbar bleiben, erfolgte die Kündigung der bisherigen Telefonanschlüsse durch easybell. Nachdem der Altanbieter die Kündigung und Anschlussübernahme jeweils unter Berücksichtigung der Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist verifiziert hatte, erfolgte die Bestätigung durch easybell per E-Mail.
Die standortübergreifende interne Telefonie gelingt über interne Durchwahlen. Dabei sind auch jeweils der Status und die Erreichbarkeit der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für alle Kolleginnen und Kollegen einsehbar.
Jeweils eine zentrale Rufgruppe für jeden Standort wurde eingerichtet, die von außen erreichbar ist. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich einfach und flexibel an der Zentrale an- und abmelden. In der Gruppe angemeldete Mitarbeitende bekommen die auf dieser zentralen Rufnummer eingehenden Anrufe als Parallelruf signalisiert. Ihre Telefone klingeln also gleichzeitig, bis der Anruf angenommen wird. Weitere Funktionen wie Nachtschalter und Feiertagsansagen wurden ebenfalls eingerichtet.
Die Endgeräte umfassen T54W IP-Tischtelefone von Yealink, sowie STARFACE Mobile Clients für die Smartphones der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl für Android als auch iOS sowie STARFACE UCC Clients unter Windows. So können alle orts- und geräteunabhängig miteinander kommunizieren, ohne zusätzliche Gesprächskosten, da keine Providerverbindung aufgebaut werden muss. Gespräche innerhalb des easybell-Festnetzes sind aber ohnehin kostenlos.
Neben den IP-Telefonen und Softphones werden weitere Endgeräte verwendet. Darunter fallen analoge Geräte wie FAX und Türsprechstellen, die über einen Patton SBC angebunden sind.
Fazit
Insgesamt verlief die Umstellung auf die neue, zentralisierte Telefonielösung reibungslos, wie auch die Portierung der bisherigen Telefonanschlüsse von der Deutschen Telekom zu easybell. Telefonate zwischen den einzelnen IMAXX-Standorten werden nun als interne Gespräche behandelt, werden folglich nicht länger über den Telefonanbieter geleitet und verursachen somit keine zusätzlichen Gesprächskosten.
Neben dem easybell Office Komplett Trunk-Paket inkl. SIP Trunk und VDSL am Hauptstandort in Gießen, wurden für 4 weitere Standorte jeweils ein eigener easybell Business SIP Trunk mit Fair Flat Minutenpaket gebucht.
Generell überzeugt easybell durch faire Vertragsbedingungen ohne Mindestvertragslaufzeit. Dank der Möglichkeit monatlicher Kündbarkeit und kostenloser Tarifwechsel kann der Kunde seine Produkte bei Bedarf den geänderten Anforderungen jederzeit anpassen.
Die easybell Fair Flat Minutenpakete mit Festnetz- und Mobilfunkminuten bei monatlicher Laufzeit bieten Kostensicherheit und eine starke Preisersparnis auf die minutenbasierte Abrechnung. Die Minuten gelten für alle angemeldeten Endgeräte. Werden die Inklusivminuten verbraucht, telefonieren die IMAXX-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter weiter zu den üblichen easybell-Konditionen.
Ebenfalls konnten die Kosten für DSL-Anschlüsse erheblich reduziert werden, da nicht länger jeweils ein zweiter DSL-Anschluss pro Standort für die Telefonie verwendet wird.