Microsoft Teams ist ein mächtiges Werkzeug, dass sich insbesondere seit Beginn der Pandemie großer Beliebtheit erfreut. Als Unified-Communications-Anwendung kann MS Teams im Arbeitsalltag die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, Teams und ganzen Abteilungen erleichtern und verbessern.

Viele Nutzende konzentrieren sich dabei vor allem auf Funktionen wie Chat, Video-Meetings und das Teilen von Dokumenten – aber MS Teams kann noch mehr. Mit den richtigen Zusatz-Komponenten lässt sich die Telefonie des gesamten Unternehmens in MS Teams integrieren, was ungeahnte Möglichkeiten eröffnet, viele Arbeitsprozesse vereinfachen kann und die „Unified Communication“, die vereinheitlichte Kommunikation, auf eine neue Stufe hebt. In diesem Artikel möchten wir Ihnen zeigen, welche Vorteile Sie beim Telefonieren über Microsoft Teams haben und wie Sie durch die Kombination von etablierter Telefonie und moderner Software ihr Arbeitsleben vereinfachen können.

Telefonie und (Zusammen-)Arbeit in einer Anwendung

In der Theorie mag es sich nach keinem großen Aufwand anhören, am Computer zu arbeiten und für Gespräche nach dem Telefonhörer zu greifen. Im Arbeitsalltag kann daraus aber schnell ein Zeitfresser werden: Wie war nochmal die Nummer des Kunden? Jetzt muss ich die in Outlook suchen… Schon wieder vertippt! Oh, bei meinem Kollegen ist besetzt, da muss ich später noch einmal anrufen. All diese kleinen Stolpersteine summieren sich und können Arbeitsprozesse spürbar verlangsamen.

Mit der nahtlosen Integration Ihrer Telefonie in Microsoft Teams können Sie viele dieser Probleme umgehen: Die Erreichbarkeit von Kolleg*innen wird nun im Statusfeld von Microsoft Teams angezeigt, Rufnummern werden einfach angeklickt und automatisch gewählt, Anrufe können direkt aus dem Chat, einem Kundenprofil oder einer E-Mail heraus angestoßen werden. So können Sie den Workflow vereinfachen und dadurch beschleunigen.

Weitere Vorteile: Da Sie nicht mehr die Software oder gar das Gerät wechseln müssen, bleiben Sie fokussierter und werden nicht abgelenkt. Außerdem können Sie bei Telefongesprächen zeitgleich in Teams weiterarbeiten, auch in Kollaboration mit dem/der Angerufenen. Die Telefonie wird so ein integraler Bestandteil der Arbeitsumgebung und ermöglicht echtes „smartes“ Arbeiten.
 

UCC-Funktionen + Telefonie-Funktionen

Microsoft Teams ist ein durchdachtes Produkt mit vielen nützlichen Funktionen, die geeignet sind, Team-Mitglieder zu vernetzen und die Zusammenarbeit so einfach wie möglich zu machen. Dazu gehört auch eine möglichst reibungslose Kommunikation, die in MS Teams vorwiegend über Chat-Nachrichten und Video-Calls stattfindet. Was aber, wenn auch Teilnehmer außerhalb des Teams oder sogar außerhalb des Unternehmens in eine Konferenz eingebunden werden sollen? Oder wenn bei einem Gespräch die Funktionen, die MS Teams bietet, einfach nicht mehr ausreichen?

Mit der Integration Ihrer Telefonie erweitern Sie effektiv den Funktionsumfang von MS Teams, da sie nun auch auf vielfältige Anruffunktionen zugreifen können: Rufweiterleitungen, Halten, Makeln, Wartemusik, Telefonkonferenzen und mehr.

Ortsunabhängigkeit

Was für VoIP-Telefonie im Allgemeinen gilt, behält auch bei der Integration in MS Teams seine Gültigkeit: Wo immer Sie Zugang zum Internet haben, können Sie auch telefonieren. Sie können dabei ganz normal Ihre Bürorufnummer nutzen, selbst wenn Sie gerade unterwegs sind, zuhause arbeiten oder sich auf einem anderen Kontinent befinden. Arbeiten Sie da, wo es für Sie am Sinnvollsten ist, und nehmen Sie Ihre Rufnummer einfach überall hin mit.

Übrigens: Auch die Rufweiterleitung funktioniert unabhängig vom Standort. Wenn Sie also nicht erreichbar sein sollten, wird der Anruf an die eingerichtete Nummer durchgestellt – auch wenn der betreffende Kollege gerade nicht im Büro, sondern zum Beispiel im Homeoffice ist.

Echte Telefonie

In MS Teams integrierte Funktionen wie Chat und Videotelefonie sind bei der internen Kommunikation sehr praktisch – aber manchmal muss es eben doch ein richtiges Telefongespräch sein, ob nun beim Kundenkontakt, für die Nachfrage beim Zulieferer oder bei Absprachen mit Außendienstmitarbeitern. Jedes Unternehmen braucht Kommunikationsmöglichkeiten nach draußen, und trotz voranschreitender Digitalisierung ist das Telefon nach wie vor ein essenzieller, weil enorm weit verbreiteter Kanal.

Mit der Integration dieses Kanals in MS Teams können Sie die hohe Erreichbarkeit, Verlässlichkeit und globale Infrastruktur echter Telefonie mit der Flexibilität von UCC kombinieren – für bestmögliche Kommunikation aus einer Anwendung heraus.

Keine spezielle Hardware nötig

Tischtelefon, Telefonanlage, Session Border Controller, Splitter – herkömmliche Telefonie kann mitunter eine Vielzahl an Geräten benötigen, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Im Speziellen altmodische ISDN- oder Primärmultiplex-Anschlüsse bedürfen oft einer komplizierten Zusammenschaltung von physischen Komponenten, die viel Wartungsaufwand und Kosten verursachen. VoIP-Telefonie, beispielsweise über SIP Trunks, kann diese Ansammlung an Hardware bereits deutlich reduzieren.

Wenn Sie Telefonie in Ihren Microsoft Teams Account integrieren, verringert sich der Bedarf an Hardware sogar noch weiter. Denn nun brauchen Sie für Telefonanrufe nur noch die Geräte, die Sie sowieso zum Arbeiten verwenden, ob nun Laptop, Computer oder Smartphone. Microsoft Teams fungiert nun als Ihre Telefonanlage, der MS Teams Client als ihr Endgerät. Nötig ist außerdem eine Verbindung zum Internet via Router, der aber heutzutage in jedem Unternehmen (und fast jedem Haushalt) zu finden ist. Bei ausreichender WLAN-Verbindung brauchen sie noch nicht einmal Kabel, um Telefonieren zu können.

Fazit

Microsoft Teams hat bereits in der Basis-Variante viele nützliche Funktionen und kann die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens vereinfachen. Aber das ist nur die „Spitze des Eisbergs“. Mit ein paar zusätzlichen Komponente wie zum Beispiel dem easybell Teams Connector und etwas Übung können Sie die gesamte Kommunikation Ihres Unternehmens innerhalb eines Tools abwickeln.

Ob mit Kollegen, Kunden, Lieferanten, Außendienstmitarbeitern oder sonstige Kontakten – Alle Gespräche können über einen einzigen Client geführt werden, ohne dass Sie komplizierte Hardware installieren müssen. Außerdem steigern Sie ihre Effizienz und Erreichbarkeit: Sie haben alle Funktionen gebündelt, die Sie für ihre tägliche Arbeit brauchen, und können diese sogar überall hin mitnehmen. Ob Sie im Büro oder im Homeoffice arbeiten, macht für Ihre Gesprächspartner keinen Unterschied mehr.

Somit können Sie mit der Integration in MS Teams den „klassischen“ Kanal Telefonie weiterhin voll nutzen, gleichzeitig ihr Unternehmen durch aktuelle UCC-Software modernisieren und digitalisieren, und sich die Arbeit an vielen Stellen ein bisschen leichter machen.