Easybell Blueprint
Das Anwendungsbeispiel für geteilte Frontdesks und Rufverteilung
In einer modernen Arztpraxis mit hohem Kommunikationsbedarf ist eine zuverlässige, einfach zu bedienende und zukunftssichere Telefonlösung unerlässlich.
Die Easybell Cloud Telefonanlage Pro ermöglicht eine klare Organisation eingehender und ausgehender Anrufe, unterstützt eine professionelle Patientenkommunikation und lässt sich flexibel an die individuellen Abläufe der Praxis anpassen.
In unserem Webinar-Reihe Easybell Blueprints stellen wir eine typische Konfiguration für eine Gemeinschaftspraxis nach und zeigen, wie Ärztinnen und Ärzte mit Easybell Ihre Telefonie professionell nutzen können. Auf dieser Seite finden Sie die Einzelheiten des von uns erstellten Beispiels.
Die Aufgabe:
Professionelle Telefonie für eine typische Arztpraxis
Das fiktive Szenario: Die Cloud-Telefonanlage soll in einer Gemeinschaftspraxis zum Einsatz kommen. Die Praxis verfügt über eine zentrale Rezeption, mehrere Behandlungsräume, ein Labor sowie weitere organisatorische Einrichtungen. Ziel ist eine moderne, flexible und zuverlässige Kommunikationslösung, die sich nahtlos in den Praxisalltag integriert und gleichzeitig die spezifischen Anforderungen einer medizinischen Einrichtung erfüllt.
Allgemeine Anforderungen
Verteilte Infrastruktur
Nebenstellen: Zentrale Rezeption, Wartezimmer, vier Behandlungszimmer und Labor.
Analoges Faxgerät
Integration über ATA-Adapter oder entsprechende IP-Faxlösung.
Zentrale Verwaltung
Webbasierte Administrationsoberfläche für einfache Benutzerverwaltung, Zeitsteuerung und Ansagenpflege.
Hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit
Cloudbasierte Lösung mit redundanter Anbindung und Ausfallkonzept.
Datenschutz und IT-Sicherheit
DSGVO-konforme Speicherung und verschlüsselte Sprachübertragung (z. B. SRTP, TLS).
Skalierbarkeit
Erweiterbar bei Praxisvergrößerung oder zusätzlichem Personal.
Support & Wartung
Deutscher Support mit definierten Reaktionszeiten, idealerweise inklusive Fernwartung.
Benötigte Funktionen
Kalender- und Zeitsteuerung
Automatische Rufumleitungen und Ansagen basierend auf Öffnungszeiten (z. B. Mittagspause, Feierabend, Feiertage).
Notdienstregelung
Automatische Weiterleitung eingehender Notrufe außerhalb der Sprechzeiten auf ein definiertes externes Endgerät (z. B. Mobiltelefon).
Türsprechstelle
Integration einer Türsprechanlage mit Gegensprechfunktion und ggf. Türöffner-Ansteuerung.
Wartezimmeransage / Durchsage
Möglichkeit für Durchsagen über die Telefonanlage ins Wartezimmer (z. B. über Lautsprecher oder internes Telefonsystem).
Anrufbeantworter für Rezeptanforderungen
Separater AB mit spezifischer Ansage (z. B. „Bitte nennen Sie Ihren Namen, das gewünschte Medikament …“).
Ansage zur Online-Terminbuchung
Automatische Information bei besetzter Leitung oder außerhalb der Sprechzeiten, inkl. Verweis auf Online-Terminbuchungssystem.
Die Lösung:
Cloud Telefonanlage Pro mit Call Flow Creator
So sind wir vorgegangen:
- Einrichtung eines gemeinsamen Empfangs mit geteilter Warteschleife
Umsetzung mit dem Call Flow Creator inklusive CallerID-Modul, welches eine zentrale Rufannahme ermöglicht.
Anrufer werden in eine gemeinsame Warteschleife geleitet, unabhängig vom ursprünglich gewählten Ziel. - Einrichtung der Durchsagefunktion für das Wartezimmer
Realisierung über den Snom PA1+, der Durchsagen über Lautsprecher ermöglicht.
Alternativ kann die Intercom-Funktion (z. B. über geeignete Endgeräte) genutzt werden, je nach vorhandener Infrastruktur. - Türsprechstelle über ATA angebunden
Die Türsprechstelle wird mittels analogen Telefon-Adapters (ATA) integriert.
Das Konzept ist erweiterbar auf weitere analoge Endgeräte, z. B. Fax oder weitere Türsysteme. - Endgeräte-Mix aus Tischtelefonen und DECT-Lösungen
Einsatz einer kombinierten Lösung aus stationären Tischtelefonen und mobilen DECT-Geräten für maximale Flexibilität.
Ideal für unterschiedliche Arbeitsplätze und Anforderungen (z. B. Empfang, Behandlungsräume, mobiler Einsatz). - Flexible Erweiterbarkeit sichergestellt
Die Lösung ist modular aufgebaut und lässt sich problemlos an zukünftige Anforderungen anpassen.
Neue Endgeräte oder Funktionalitäten (z. B. weitere Räume, zusätzliche Benutzer) können einfach ergänzt werden.
Der Call Flow:
So werden Anrufe zu ihren Zielen geleitet
Nebenstellen
Zentraler Empfang
Der zentrale Empfang bildet die Kommunikationszentrale der Praxis. Hier kommen ein Tischtelefon sowie eine mobile DECT-Lösung zum Einsatz. Die Nebenstelle am Empfang dient der Steuerung des gesamten Telefonverkehrs, der Koordination der Anrufweiterleitung sowie der Bedienung von Ansagen, Anrufbeantwortern und Zeitsteuerungen.
Behandlungszimmer
In den vier Behandlungszimmern kommt jeweils eine separate Nebenstelle zum Einsatz, um eine direkte, diskrete Kommunikation mit der Rezeption sowie untereinander zu ermöglichen. Dies unterstützt effiziente Abläufe, schnelle Rückfragen und sorgt dafür, dass die medizinische Versorgung nicht durch Kommunikationsbarrieren verzögert wird.
Wartezimmer
Für das Wartezimmer ist eine Nebenstelle vorgesehen, über die gezielte Durchsagen erfolgen können – etwa zur Aufruforganisation oder zur Patienteninformation. Dies ermöglicht einen strukturierten Patientenfluss und trägt zu einem professionellen und ruhigen Praxisbetrieb bei.
Labor
Auch das Labor wird mit einer eigenen Nebenstelle ausgestattet, um intern schnell erreichbar zu sein und Rückfragen zu Befunden oder Proben ohne Laufwege zu ermöglichen. Die direkte Anbindung an die übrige Telefoninfrastruktur stellt sicher, dass auch sensible Informationen sicher und schnell kommuniziert werden können.
Fax
Das analoge Faxgerät wird über die Cloud-Telefonanlage mittels ATA-Adapter oder IP-Faxlösung angebunden. Diese Nebenstelle bleibt wichtig für die sichere Übermittlung medizinischer Dokumente, Überweisungen oder Verordnungen, insbesondere gegenüber Einrichtungen, die noch keine digitale Kommunikation nutzen.
Türsprechstelle
Die Türsprechstelle wird in die Telefonanlage integriert und als eigene Nebenstelle geführt. Dies ermöglicht eine komfortable Kommunikation mit Besuchern sowie das Öffnen der Tür direkt über ein verbundenes Endgerät, z. B. am Empfang – für mehr Sicherheit und Effizienz im Zutrittsmanagement.
Medizinischer Notdienst
Für den medizinischen Notdienst wird eine separate Rufnummer mit intelligenter Weiterleitung auf ein externes Endgerät eingerichtet. Diese Nebenstelle wird zeit- und ereignisgesteuert aktiviert, z. B. außerhalb der regulären Sprechzeiten. So ist die Erreichbarkeit im Notfall jederzeit gewährleistet, ohne die Regelkommunikation zu beeinträchtigen.
Endgeräte
Das Snom D865 ist ein hochwertiges IP-Tischtelefon, das sich ideal für Arbeitsplätze mit hohem Gesprächsaufkommen eignet – etwa am Empfang oder in den Behandlungszimmern. Mit seinem brillanten Display, hervorragender Sprachqualität und intuitiver Bedienoberfläche unterstützt es eine reibungslose Kommunikation zwischen Team und Patienten.
Die Snom M400 DECT-Basisstation ermöglicht die drahtlose Anbindung mobiler Endgeräte und eignet sich optimal für die zentrale Abdeckung in kleineren bis mittleren Praxisbereichen. Sie bietet zuverlässige Funkreichweite, hohe Sprachqualität und unterstützt den Betrieb mehrerer Handgeräte gleichzeitig – ideal für den mobilen Einsatz an der Rezeption oder im Notdienst.
Das Snom M30 ist ein kosteneffizientes, funktionales DECT-Mobilteil für den Praxisalltag. Es eignet sich besonders für einfache, interne Kommunikation, beispielsweise für medizinische Fachangestellte in Bewegung. Die lange Akkulaufzeit und robuste Verarbeitung machen es zu einem praktischen Begleiter im Tagesbetrieb.
Das Snom M70 ist ein robustes DECT-Handgerät für anspruchsvolle Umgebungen wie Labor oder Rezeption. Es ist stoßfest, leicht desinfizierbar und bietet mit seinem hochwertigen Audio-System eine klare Sprachübertragung – perfekt für Bereiche mit erhöhtem Hygiene- und Belastungsanspruch.
Der Snom PA1+ ist ein IP-basierter Lautsprecherverstärker zur Integration in bestehende Lautsprechersysteme – ideal für Durchsagen ins Wartezimmer. Über die Cloud-Telefonanlage kann der PA1+ direkt als Nebenstelle angesprochen werden und ermöglicht gezielte Ansagen für Patienten oder das gesamte Praxisteam.
Der Yeastar TA-100 ist ein ATA-Adapter zur Einbindung analoger Endgeräte, wie z. B. eines Faxgeräts, in die IP-basierte Cloud-Telefonanlage. Er stellt eine zuverlässige Schnittstelle zwischen der digitalen Telefoninfrastruktur und analoger Technik dar – unerlässlich für Einrichtungen, in denen klassische Faxkommunikation weiterhin notwendig ist.
Tarifinformationen
Diese beispielhafte Tarif-Zusammenstellung enthält alles, was eine moderne Arztpraxis braucht: Sprachkanäle für bis zu zehn parallele Gespräche, genügend Lizenzen der Cloud Telefonanlage für das Einrichten der Nebenstellen und Endgeräte sowie ein Minutenpaket, das den durchschnittlichen monatlichen Verbrauch einer vergleichbaren Arztpraxis abdeckt.
| Produkt | Kosten | |
|---|---|---|
| SIP Trunk Business 10 | Bis zu 10 Gespräche gleichzeitig | 4,95 €/Monat |
| Cloud Telefonanlage Pro – 10 Lizenzen | Pro-Funktionen: Call Flow Creator, Analytics, Desktop Client | 14,95 €/Monat |
| Fair Flat 5000 | 5.000 Minuten ins Festnetz & 1.000 Minuten ins Mobilfunknetz inklusive | 49,75 €/Monat |
| Einrichtungsgebühr | 0 € | |
| Vertragslaufzeit | Keine | |
| Gesamt | 69,65 €/Monat |
SIP-Trunks
Ab 1,95 €/Monat Unternehmenstelefonie. Faire Verträge ohne Mindestvertragslaufzeit und versteckte Kosten.
Cloud Telefonanlage
Ab 0 €/Monat Vollwertige Telefonie-Lösung. Mit der Cloud Telefonanlage können Sie Ihre Telefonie zentral verwalten.
Fair Flat Minutenpakete
Ab 9,95 €/Monat Sparen Sie bis zu 59%. Vergünstigte Minutenpakete für Anrufe über einen Easybell SIP Trunk.
Weitere Ressourcen
Call-Flows zum Download
Laden Sie sich hier den für unser Anwendungsbeispiel genutzten Call Flow herunter und setzen diesen als Grundlage oder Gedächtnisstütze für ihr Projekt ein.