Anwendungsbeispiele der easybell Cloud Telefonanlage
Die easybell Cloud Telefonanlage wurde ursprünglich für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt. Inzwischen lassen sich weitaus komplexere Szenarien umsetzen, aber bis heute liegt der Fokus auf einer einfachen Bedienung, die kostenintensive Technikereinsätze unnötig macht.
Aber natürlich entwickeln wir die Cloud Telefonanlage stetig weiter und Nutzer können sich immer wieder über neue, sinnvolle Business-Features freuen. Ihre Anlage wird also ganz automatisch besser, ohne dass Sie sich um etwas kümmern müssen!
Auf unserer Website bieten wir Ihnen vielfältige Informationen zum Funktionsumfang der Cloud Telefonanlage. Um Ihnen einen praxisnahen Überblick über die alltäglichen Vorzüge der Cloud Telefonanlage von easybell zu geben, finden Sie im Anschluss ganz konkrete Anwendungsbeispiele von Unternehmen und Organisationen, die Ihre Kommunikation erfolgreich in die Cloud verlagert haben.
Die kleine Arztpraxis
Nach dem Wechsel zu easybell konnten die portierten Rufnummern der Arztpraxis von Frau Dr. Müller schnell und unkompliziert in der Cloud Telefonanlage eingerichtet werden. Dank der intuitiven Benutzeroberfläche hat sie die Anlage einfach außerhalb der Sprechzeiten und ohne Techniker selbst eingerichtet. Endgeräte, Nebenstellen und Rufpläne lassen sich mit wenigen Klicks anlegen. Bereits am nächsten Geschäftstag war die Praxis wieder unter den gewohnten Rufnummern erreichbar.
Die Praxis beschäftigt sechs Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Anrufe gehen zentral bei der Sprechstundenhilfe ein und werden dort beantwortet, bei Bedarf kann an andere Apparate in der Praxis durchgestellt werden. Wenn mal ein Mitarbeiter bereits im Gespräch sein sollte, erhalten Anrufende eine entsprechende Ansage, die sie um Geduld bittet. Diese Anrufe können sogar per Call Pickup von anderen Mitarbeitern herangeholt werden. Für Anrufe außerhalb der Sprechzeiten wurde der integrierte Anrufbeantworter eingerichtet. Dieser aktiviert sich entsprechend der täglichen Öffnungszeiten und schickt die hinterlassenen Nachrichten automatisch an eine festgelegte E-Mail-Adresse.
Aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken ist die Möglichkeit, ein zentrales Telefonbuch in der Cloud Telefonanlage einrichten zu können. So können die Mitarbeiter an der Rezeption ganz schnell in der Web-Oberfläche die Kontaktdaten von Kunden heraussuchen und mit einem Mausklick anrufen („Click-to-Dial“). Natürlich lassen sich diese Kontakte auch mit den Telefonen synchronisieren.
Wie alle Arztpraxen und Apotheken muss auch die Praxis Dr. Müller regelmäßig einen Notdienst anbieten. In diesem Fall hat Sie sich den Feierabendschalter der Cloud Telefonanlage zunutze gemacht, der für jede Durchwahl zur Verfügung steht. Frau Dr. Müller hat eine separate Notrufnummer eingerichtet, die mit einem Klick auf den Feierabendschalter in Betrieb genommen werden kann. Dann ist die Praxis Im Notdienst unter der Nummer zu erreichen. Wenn die Notrufnummer hingegen „Feierabend“ hat, erhalten Anrufende eine persönliche Ansage mit Informationen zum ärztlichen Bereitschaftsdienst.
Die Cloud Telefonanlage von easybell bietet zahlreiche Möglichkeiten, dass niemand während des Notdienstes in der Praxis ausharren muss. Die Rufnummer kann flexibel auf jedem VoIP-fähigen Endgerät eingerichtet werden und über die kostenlose App von easybell lassen sich Mitarbeiter sogar unterwegs in die Cloud Telefonanlage einbinden.
Bei einer Arztpraxis kann die Erreichbarkeit über Leben und Tod entscheiden. Für den Fall, dass die Internetverbindung ausfallen sollte und die VoIP-Telefonie gestört wäre, ist eine Handynummer hinterlegt. Im Falle einer Störung werden dann automatisch alle Anrufe über das Mobilfunknetz umgeleitet und kein Notruf bleibt unbeantwortet.
Für einige Berufsgruppen ist das Fax noch immer unerlässliches Kommunikationsmittel. Zwar lassen sich selbstverständlich auch Voice-over-IP-fähige Faxgeräte in der Cloud Telefonanlage integrieren, Frau Dr. Müller setzt im Alltag aber eher auf digitale Kommunikation. Faxe verschickt ihre Praxis meist online über die integrierte Web-to-Fax-Funktion der Cloud Telefonanlage. Und für eingehende Faxe haben Sie eine Rufnummer eingerichtet, bei der die Faxe automatisch digitalisiert werden und als PDF per E-Mail („Fax-to-Mail“) eingehen. So lassen sich diese direkt und ohne weiteren Aufwand auf einem Datenserver archivieren.
Weitere Informationen finden Sie auch auf unserer Informationsseite speziell für Arztpraxen.
Der freundliche Telefonanbieter von nebenan
Ein kleiner, sympathischer Telefon- und Internetanbieter in Berlin hat um die fünfzig Beschäftigte. Es gibt mehrere Abteilungen und Hotlines, die jeweils von einem Team betreut werden.
Grundlegende Funktionen der Cloud Telefonanlage kommen hier tagtäglich zum Einsatz: Eingehende Anrufe werden nach kurzer Rücksprache an bestimmte Kollegen weitergeleitet oder Kunden, die beispielsweise die falsche Hotline angerufen haben, werden an die richtige Nummer durchgestellt. Wenn ein Apparat kurzfristig nicht besetzt sein sollte, können Kollegen die dort eingehenden Anrufe heranholen („Call Pickup“).
Besonders bei Unternehmen, bei denen ein erhöhtes Telefonaufkommen abgedeckt werden muss, sind sogenannte eskalierende Telefonschleifen ausgesprochen hilfreiche Mittel um die Arbeitslast effektiv zu verteilen. Man kann sich das Ganze vorstellen wie einen Eimer unter einem Wasserhahn. Aus dem Hahn tropfen nach und nach Anrufe und die Mitarbeiter am Kundentelefon schöpfen diese Stück für Stück ab. Sollte der Strom der Anrufe mal schneller fließen, als dass sie bearbeitet werden können, würde der Eimer überlaufen und Gespräche verloren gehen. Eskalierende Warteschleifen sind quasi die Auffangbecken unter dem Eimer.
Bei unserem Telekommunikationsunternehmen sieht das dann so aus: Ein Anrufer hat ein Problem mit seinem Telefonanschluss und wendet sich an die Support-Hotline. Leider ruft er zur Stoßzeit an und alle Plätze sind gerade im Gespräch. Nach einer bestimmten Zeit klingelt der Anruf dann nicht mehr nur im Support, sondern auch auf den Apparaten des Vertriebs. Wenn dies wieder zu keiner erfolgreichen Gesprächsannahme führt, klingeln am Ende irgendwann alle Geräte im Büro.
Kunden, die die Cloud Telefonanlage von easybell nutzen, können sich ohne große Umstände ähnliche Anrufszenarien zusammenklicken. Unsere erweiterte Rufweiterleitung setzt Ihrer Fantasie dabei (fast) keine Grenzen. Sie bestimmen, welche Geräte in- oder extern wie lange klingeln, bevor ein nächster Schritt folgt. So lassen sich mehrere Stufen aufbauen, bei denen am Ende eine persönliche Anrufbeantworteransage oder die Mobilfunknummer des Chefs stehen kann.
Als fortschrittliches Unternehmen ist die Firma daran interessiert, ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern flexible Arbeit von unterwegs und im Homeoffice zu ermöglichen. Auch hier bietet die Cloud Telefonanlage eine Vielzahl von Möglichkeiten. Generell lassen sich alle Anschlüsse von easybell mit jedem Endgerät und jeder Software nutzen, die VoIP-fähig ist. Ein Mitarbeiter kann also problemlos seine Rufnummer zu Hause im Telefon oder einem Softphone einrichten und ist sofort erreichbar, als wäre er im Büro. Das umfasst selbstverständlich auch die oben beschriebenen Funktionen wie Weiterverbinden, kostenlose interne Gespräche und Call Pickup. Mit der VoIP to go App von easybell sind Kollegen sogar unterwegs auf dem Smartphone für wichtige Rücksprachen über die Cloud Telefonanlage erreichbar.
Auf Schwankungen bei der Zahl der Angestellten ist die Firma mit der Cloud Telefonanlage und Verträgen bei easybell gut aufgehoben. Sollten einmal schnell neue Nebenstellen gebraucht werden, können diese einfach selbst einrichten. Sobald die maximale Anzahl der eingebundenen Endgeräte erreicht ist, werden Kunden gefragt, ob sie ein nahtloses Upgrade der Cloud Telefonanlage durchführen wollen. Die neuen Plätze können sofort verwendet werden.
Der deutschlandweit operierende Filialist
Ein Unternehmen mit mehreren Standorten in ganz Deutschland steht vor der Herausforderung, wie diese effektiv miteinander zu vernetzen sind. Physische Telefonanlagen vor Ort („On-Premise“) stoßen hier an Ihre Grenzen und Lösungen in der Cloud bieten sich besonders an. Die Cloud Telefonanlage bietet zahlreiche nützliche Funktionen für diese dezentralen Szenarien.
Die Telefonie von Geschäftsstandorten einzeln zu betrachten ist mit einer Cloud Telefonanlage nicht mehr notwendig. Mittels der Filialfähigkeit können Rufnummern mehrerer Standorte, egal aus welchem deutschen Ortsnetz sie kommen, in einer Anlage gebündelt werden. Danach macht es keinen Unterschied mehr, ob eine Kollegin aus dem Standort in München nun ihren Kollegen im Raum nebenan oder einen in der Hamburger Filiale anruft – die Cloud Telefonanlage bietet ihr den vollen Funktionsumfang vom Durchstellen bis zur kostenlosen internen Telefonie.
Zwar gibt es einen zentralen Administrator für die Verwaltung aller Standorte. Allerdings sind Techniker oder Geschäftsführer an den jeweiligen Standorten viel eher im Bilde, wie die Telefonie vor Ort eingerichtet werden muss. Um Zugriffsrechte sauber trennen zu können, haben einige Mitarbeiter daher sogenannte OfficeDesk-Zugänge erhalten. Diese erlauben Zugriff auf einen genau festgelegten Bereich der Telefonanlage und dessen Verwaltung.
Die Firma hat sich für Geräte der Firma Snom entschieden, denn neben Telefonen von Yealink und Htek bietet die Cloud Telefonanlage für diese Geräte die automatische Einrichtung über das ACS-Protokoll an. Dabei können alle Geräte zentral vom Administrator eingerichtet werden und an die jeweiligen Standorte verschickt werden. Sobald diese dann in Betrieb genommen werden und eine Verbindung zum Internet haben, ziehen sie sich ihre Konfiguration selbstständig und führen die weitere Einrichtung durch. Der Kollege, für den das Telefon bestimmt ist, ist dann sofort unter der vorgesehenen Durchwahl erreichbar.
Um die Kommunikation zwischen Einkäufern und Zulieferern möglichst effizient zu gestalten, ist eine Verknüpfung von Kommunikation und Datenverwaltung sinnvoll. In unserem Beispiel sind die Rechner der zuständigen Mitarbeiter über die AMI-Datenschnittstelle der Cloud Telefonanlage mit einem TAPI-fähigen CRM-System verbunden. Wenn die Mitarbeiter im Einkauf einen Anruf erhalten, ist das CRM so eingerichtet, dass automatisch die aktuellen Vorgänge aufgerufen werden. Alle relevanten Informationen stehen bereits vor der Annahme des Anrufs bereit. Umgekehrt lassen sich Kontakte, die beispielsweise im Adressbuch von Outlook hinterlegt sind, bequem vom Rechner aus anrufen („Click2Dial“). Ein Klick genügt und der Anruf wird gestartet.
Weitere Informationen, wie die Cloud Telefonanlage Filialisten und Unternehmen mit einer ähnlichen Struktur unterstützen kann, finden Sie auf unserer gesonderten Informationsseite.
Die Gesamtschule mit vielfältigen Anforderungen
Schulen haben ganz andere Anforderungen an die Telefonie als bspw. Arztpraxen, Unternehmen mit hohem Telefonaufkommen oder Filialisten. Die Funktionen unserer Cloud Telefonanlage sind aber so flexibel einsetzbar, dass unterschiedlichste Organisationen ihre Kommunikation dadurch verbessern können.
Die Purple-Tentacle-Gesamtschule in Bottrop hatte lange Zeit eine Rufnummer, unter der Krankmeldungen der Schüler morgens gemeldet wurden. Die Informationen mussten von wechselnden Mitgliedern des Lehrerkollegiums persönlich entgegengenommen, ausgewertet und an die jeweiligen Klassenverbände weitergegeben werden. Dank der Cloud Telefonanlage von easybell ist damit jetzt Schluss!
Ein Rufnummernblock mit 100 Durchwahlen war schnell bestellt und für jeden Klassenverband wurde eine eigene Telefonnummer eingerichtet. Jede Rufnummer verfügt über einen eigenen Anrufbeantworter, dessen Nachrichten automatisch an die jeweiligen E-Mail-Postfächer geschickt werden. Dort sind die Nachrichten dann für alle Kollegen klar strukturiert einsehbar. Die zuständigen Lehrkräfte haben über die OfficeDesk-Funktion exklusiven Zugriff auf die Einstellungen der Rufnummern, für die sie zuständig sind.
Über diese Nummern können nun auch ganz einfach telefonische Elternsprechzeiten angeboten werden. Mit Hilfe des Feierabendschalters können die Klassenlehrerinnen oder -lehrer mit einem Klick die Nummer freischalten und sich auf einem beliebigen VoIP-Endgerät oder Softphone einrichten. So können sie bequem Sprechstunden von zu Hause aus anbieten und müssen keine private Telefonnummer kommunizieren.
Aber nicht nur die Kolleginnen und Kollegen profitieren von der Flexibilität der Cloud Telefonanlage. Die Hausmeisterin der Schule nutzt die kostenlose VoIP to go App von easybell und macht ihr Smartphone damit zur mobilen Nebenstelle. So ist sie unterwegs erreichbar und kann kostenlose Gespräche innerhalb der Telefonanlage führen. Sollte einmal keine Datenverbindung zur Verfügung stehen, wird der Anruf automatisch auf ihre hinterlegte Mobilfunknummer umgeleitet („Fallback“).
Was können wir für Sie tun?
Diese Unternehmen und Organisationen stellen nur einen kleinen Ausschnitt dessen dar, was mit der Cloud Telefonanlage von easybell umsetzbar ist.
Teilen Sie uns Ihre Anforderungen an eine individuelle Kommunikationslösung mit und wir beraten Sie gerne persönlich, wie Sie von der easybell Cloud Telefonanlage und unseren günstigen Tarifen profitieren können.
Natürlich können Sie die Cloud Telefonanlage 30 Tage kostenlos testen. Sollten Sie noch keinen passenden Business-Anschluss von easybell haben, empfehlen wir unseren Business 2 Tarif. Hier erhalten Sie innerhalb weniger Minuten einen vollwertigen VoIP-Anschluss mit einer durchwahlfähigen Rufnummer und zwei Gesprächskanälen für sechs Monate ohne monatliche Kosten. Bei Nichtgefallen können Sie selbstverständlich auch hier monatlich kündigen.
In unserem Hilfecenter gibt es eine eigene Rubrik zur Cloud Telefonanlage. Dort beantworten wir all Ihre Fragen und geben weitere Tipps, damit Sie direkt durchstarten können!