Wir haben unser Kundenportal für Sie grundlegend umgebaut. Sollten die in der Anleitung beschriebenen Schritte bei Ihnen abweichen, finden Sie am Ende des Artikels eine PDF-Version der alten Anleitung.
Individuelle Wartemusik in der Cloud Telefonanlage einrichten
1. Cloud Telefonanlage öffnen
Klicken Sie in der Seitenleiste auf „Cloud Telefonanlage“, um einzelnen Bereiche der Cloud Telefonanlage anzuzeigen.
Wählen Sie als nächstes „Audio-Dateien“.
2. Audio-Dateien hinzufügen
Dort finden Sie eine Übersicht aller bereits verfügbaren Audio-Dateien. Um eine neue Datei zu erstellen, klicken Sie bitte auf „+ Neue Audio-Datei hinzufügen“.
3. Audio-Datei hochladen
Grundeinstellungen
Im den „Grundeinstellungen“ vergeben Sie einen Namen, der für Sie gut zuzuordnen ist.
Als Typ wählen Sie bitte „IVR-, Warteschleifen & Call Flow-Audio“.
Nachrichteneinstellungen
Über den Button "+ Neue Datei Hochladen“ können Sie Ihre Wartemusik hochladen. Die Datei muss im MP3- oder WAV-Format vorliegen, mit einer maximalen Länge von 2 Minuten und einer Größe von max. 50 MB.
Alternativ können Sie sich auch von der Cloud Telefonanlage auf einer bestimmten Nebenstelle anrufen lassen, um dann eine persönliche Ansage einzusprechen.
Achtung! Bitte nutzen Sie nur Wartemusik, an denen Sie die Rechte haben. Allgemeine Informationen zur Nutzung finden Sie auf der Website der GEMA. Dort ist ein Tarif für Telefonwarteschleifen vorgesehen.
Bitte bestätigen Sie den Vorgang durch den Klick auf "Speichern“. Ihre Wartemusik finden Sie nun im Abschnitt "Audio-Dateien“.
Bei Bedarf können Sie die Datei abspielen oder den Eintrag bearbeiten.
4. Einbinden der Wartemusik
Die individuelle Wartemusik kann an mehreren Stellen der Cloud Telefonanlage genutzt werden:
4.1 Bei Ressourcen vom Typ "Warteschleife“
Sie können die “Wartemusik”direkt in der “Anrufbehandlung” einer "Ressource"auswählen - sofern in den “Grundeinstellungen” die “Nebenstellenart” "Warteschleife“ ausgewählt wurde.
Mehr dazu unter „Warteschleife in der Cloud Telefonanlage einrichten“.
4.2 in der erweiterten Rufweiterleitung
- Öffnen Sie die erweiterte Rufweiterleitung [Anrufbehandlung > Eingehende Anrufe > Anrufbeantworter / Rufweiterleitungen > Bearbeiten > Erweiterte Rufweiterleitung] des jeweiligen Users bzw. der jeweiligen Ressource.
- In der Übersicht der Rufweiterleitung klicken Sie bitte im Bereich "Bestehende Profile“ neben dem Profil, das Sie bearbeiten wollen, auf “Bearbeiten” oder erstellen Sie ein "Neues Profil“.
- Im Bereich "Rufverteilung“ aktivieren Sie nun den Haken bei “Musik statt klingeln“. Anschließend können Sie alle Audiodateien vom Typ ”Wartemusik“ auswählen.
Weitere Informationen unter „Erweiterte Rufweiterleitung in der Cloud Telefonanlage einrichten und nutzen“.
Auch ohne erweiterte Rufweiterleitung können Sie Anrufenden statt des Klingelns eine Ansage präsentieren. Wählen Sie dazu in der “einfachen Rufweiterleitung” einer Nebenstelle vom Typ “allgemeine Nebenstelle“ unter ”Art der Weiterleitung" die Option „Musik statt klingeln“.
Anrufende hören dann die Haltemusik, die in den "erweiterten Einstellungen" > “allgemeine Einstellungen” der Cloud Telefonanlage unter "Haltemusik“ hinterlegt ist. Wie Sie diese anpassen, erfahren Sie unter „Individuelle Haltemusik einrichten“.