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Individuelle Wartemusik in der Cloud Telefonanlage einrichten

In diesem Artikel erläutern wir die Einrichtung und Nutzung der Wartemusik als Bestandteil der erweiterten Rufweiterleitung in der easybell Cloud Telefonanlage. Mit dem Einsatz der individuellen Wartemusik erhalten Anrufer sofort die Bestätigung, dass sie die richtige Rufnummer gewählt haben. Darüber hinaus ermöglicht die Funktion die Verwendung einer spezifischen Audiodatei je Nebenstelle bzw. Rufgruppe.

Achtung!

Sobald ein Endgerät im Gespräch ist, werden eingehende Verbindungen an die Rufgruppe nicht mehr signalisiert. Bitte nutzen Sie diese Funktion daher nur für Rufgruppen, die mehrere Endgeräte eines Nutzers bündeln, wie z.B. „Petra - Büro“, „Petra - Homeoffice“, „Petra - Mobil“ usw.

Einrichtung

Die folgenden Schritte leiten Sie durch das Hochladen und Einstellen Ihrer individuellen Wartemusik innerhalb der erweiterten Rufweiterleitung.

1. Cloud Telefonanlage aufrufen

Öffnen Sie bitte Ihr easybell-Kundenportal. Wählen Sie als nächstes bitte die „Cloud Telefonanlage“ bei den „Telefonfunktionen“ aus.


Gehen Sie auf der Übersichtsseite Ihrer Cloud Telefonanlage zum Bereich „Audiodateien“ und klicken Sie bitte auf „Hinzufügen“. 

2. Audiodatei hochladen

Grundeinstellungen

Im Menü „Grundeinstellungen“ vergeben Sie einen Namen, der für Sie gut zuzuordnen ist. Als Typ wählen Sie bitte „Wartemusik“ aus.

Nachrichteneinstellungen

Über den Button „Datei auswählen“ können Sie Ihre Wartemusik hochladen. Die Datei muss im MP3- oder WAV-Format vorliegen, mit einer maximalen Länge von 2 Minuten und bis zu einer Größe von 50 MB. 
 

Achtung! Bitte nutzen Sie nur Wartemusik, an denen Sie die Rechte haben. Allgemeine Informationen zur Nutzung finden Sie auf der Website der GEMA. Dort ist ein Tarif für Telefonwarteschleifen vorgesehen.

Bitte bestätigen Sie den Vorgang durch den Klick auf „Speichern“. Ihre Wartemusik finden Sie nun im Abschnitt „Audiodateien“. Bei Bedarf können Sie die Datei abspielen oder den Eintrag bearbeiten.

3. Nutzung der Wartemusik in der erweiterten Rufweiterleitung

Erweiterte Rufweiterleitung aufrufen

Die individuelle Wartemusik kann nur in Verbindung mit der erweiterten Rufweiterleitung genutzt werden. Ob diese für eine Nebenstelle / Rufgruppe eingerichtet ist, sehen Sie an dem orangen Symbol mit dem Telefonhörer. Wird dieses nicht angezeigt, lesen Sie bitte unserem Beitrag „Erweiterte Rufweiterleitung in der Cloud Telefonanlage einrichten und nutzen“.

Mit einem Klick auf das Telefonhörer-Symbol gelangen Sie zu den Einstellungen der Rufweiterleitung und der bestehenden Profile.

Profil bearbeiten

Über das Zahnrad-Icon kommen Sie in die Ansicht des bestehenden Profils und können es bearbeiten.

Wartemusik auswählen

Im Bereich „Rufverteilung“ setzen Sie bitte den Haken bei „Spielen Sie während des Anrufflusses“.

Anschließend sind rechts daneben im Dropdown alle Audiodateien vom Typ „Wartemusik“ wählbar.
 

Nach einem Klick auf „Speichern“ hören Anrufende nun zukünftig während der eingestellten Weiterleitungen dieses Profils die ausgewählte Wartemusik.

Ist für die Verteilung sofort eine Ansage oder ein Anrufbeantworter konfiguriert, sind die entsprechenden Audiodateien zu hören. 
 

Beispiele

Nachfolgend zeigen wir zwei konkrete Beispiele für den Einsatz der individuellen Wartemusik.

Rufgruppe für eine Zentrale oder Hotline

Häufig wird individuelle Wartmusik für die Zentrale oder Hotline eines Unternehmens verwendet. So wird der Anrufende umgehend mit Wartemusik begrüßt, während firmenintern die Rufweiterleitungsschritte mit unterschiedlichen Telefonen signalisiert werden können.

Für das Profil „Beispiel Rufgruppe“ ist die individuelle Wartemusik "Rufgruppe Zentrale" ausgewählt. Das bedeutet, dass bei einem Anruf auf die Rufnummer der Rufgruppe, der Anrufende für die ersten beiden Weiterleitungen an die Endgeräte der Zentrale oder Hotline die Wartemusik hört. Kann der Anruf nicht entgegengenommen werden, wird die Wartemusik von einem Anrufbeantworter mit Rückrufbitte abgelöst. Nach dem Speichern des Profils wird es durch die Zeitzuweisung entsprechend der Geschäftszeiten für die Rufgruppe, in der die erweiterte Rufweiterleitung angelegt ist, verwendet.

Einzelnebenstelle mit verschiedenen Endgeräten

Ein weiterer Anwendungsfall ist eine Einzelnebenstelle, die für verschiedene Zeiten unterschiedliche Endgeräte nutzt. Konkret können dies Mitarbeitende mit regelmäßigem Außendienst, Home Office Tagen oder Rufbereitschaft sein. In der erweiterten Rufweiterleitung sind entsprechende Profile für die Signalisierung der Anrufe auf dem Bürotelefon, dem Softphone auf dem Laptop, in der VoIP to go App oder der externen Rufnummer im Home Office konfiguriert. Durch die Zeitzuweisung werden die Anrufe zu den festgelegten Zielen geleitet. Für jedes Profil kann nach Bedarf individuelle Wartemusik benutzt werden. So kann externen und internen Anrufenden bestätigt werden, dass sie die korrekte Rufnummer gewählt haben. 

Für das Profil "Beispiel Einzelnebenstelle App" ist als Ziel die VoIP to go App gesetzt. Für die zugewiesenen Zeiträume werden die Anrufe entsprechend auf das Smartphone geleitet, wobei der Anrufende die "Wartemusik Einzelnebenstelle" hört.