Easybell Blueprint
IVR gesteuerte Rufverteilung und Teams Integration
Ein modernes Autohaus mit angeschlossener Werkstatt und Servicebereich benötigt eine zuverlässige, flexible und kundenorientierte Kommunikationslösung.
Die Herausforderung besteht darin, Anrufe effizient zu steuern, unterschiedliche Abteilungen wie Verkauf, Werkstatt und Service optimal einzubinden und gleichzeitig eine hohe Erreichbarkeit sowie Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Teams sicherzustellen. Dabei müssen Datenschutz, Ausfallsicherheit und einfache Administration gewährleistet sein.
Die Aufgabe:
Professionelle Telefonie für ein typisches Autohaus
Das Ziel besteht darin, eine moderne, cloudbasierte Telefonielösung für ein Autohaus mit angeschlossener Werkstatt und Servicebereich zu entwickeln und zu implementieren. Die Lösung soll eine effiziente und kundenorientierte Kommunikation sicherstellen und dabei folgende Anforderungen erfüllen:
Smarte Rufweiterleitung
Die Telefonanlage muss eine interaktive Rufverteilung über IVR-gesteuerte Callflows ermöglichen, sodass Anrufe gezielt an die zuständigen Abteilungen wie Verkauf, Werkstatt oder Service weitergeleitet werden.
Teams Integration
Zusätzlich ist eine nahtlose Integration in Microsoft Teams erforderlich, um die interne Zusammenarbeit zu optimieren und die Kommunikation über verschiedene Endgeräte hinweg zu vereinheitlichen.
Zeitsteuerung
Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die automatisierte Zeitsteuerung, die Ansagen und Rufumleitungen basierend auf Pausen, Feiertagen und den Öffnungszeiten der verschiedenen Abteilungen steuert.
Sicherheit
Darüber hinaus muss die Telefonielösung eine hohe Verfügbarkeit und DSGVO-konforme Sicherheit gewährleisten. Dies umfasst eine redundante Cloud-Infrastruktur sowie die verschlüsselte Sprachübertragung über Standards wie SRTP und TLS.
Erweiterungen
Die Architektur soll skalierbar sein, um zukünftige Erweiterungen wie zusätzliche Räume, Abteilungen oder Mitarbeiter problemlos zu ermöglichen.
Support
Außerdem ist ein verlässlicher Support und Wartungsservice mit definierten Reaktionszeiten und optionaler Fernwartung sicherzustellen, um einen reibungslosen Betrieb und schnelle Problemlösungen zu garantieren.
Online-Portal
Eine webbasierte Administrationsoberfläche soll für einfache Benutzerverwaltung, Zeitsteuerung und Ansagenpflege sorgen.
Festnetz
Zu guter Letzt soll natürlich Festnetz-Telefonie auf dem gesamten Betriebsgelände verfügbar sein.
Die Lösung:
Cloud Telefonanlage Pro mit Call Flow Creator
- Zentraler Rufeingang und gezielte Verteilung nach Anliegen
- Individuelle Call Flows für jeden Bereich
- Call Flow übergreifende Rufverteilung
- Flexibler Endgeräte-Mix aus Tischtelefonen, DECT-Lösungen und Teams Client (Desktop/App)
Einsatz einer kombinierten Lösung aus stationären Tischtelefonen und mobilen DECT-Geräten für maximale Flexibilität.
Ideal für unterschiedliche Arbeitsplätze und Anforderungen (z. B. Empfang, Verwaltung, Wekstatt ). - Flexible Erweiterbarkeit sichergestellt
Die Lösung ist modular aufgebaut und lässt sich problemlos an zukünftige Anforderungen anpassen. Neue Endgeräte oder Funktionalitäten (z. B. weitere Räume, zusätzliche Benutzer) können einfach ergänzt werden.
Die Call Flows:
So werden Anrufe zu ihren Zielen geleitet
Die Abteilungen
Zentrale
Die Zentrale bildet den zentralen Einstiegspunkt für alle eingehenden Anrufe. Über eine IVR-gesteuerte Rufsteuerung werden Anrufer direkt zu den gewünschten Abteilungen weitergeleitet. Zusätzlich verwaltet die Zentrale die generellen Öffnungszeiten, einschließlich Feiertagen und Betriebsferien, um eine automatische Anpassung von Ansagen und Rufumleitungen sicherzustellen.
Empfang
Der Empfang fungiert als Rückfallebene für alle Anliegen, die im IVR-Auswahlmenü nicht abgedeckt sind. Darüber hinaus übernimmt der Empfang Gespräche, die in den jeweiligen Abteilungen nicht angenommen werden konnten. So wird gewährleistet, dass kein Kundenanruf verloren geht und eine persönliche Betreuung jederzeit möglich ist.
Vertrieb
Der Vertriebsbereich umfasst den Gebraucht- und Neuwagenverkauf sowie den Showroom. Hier werden Anrufe gezielt an die entsprechenden Arbeitsplätze und Büros weitergeleitet, um eine schnelle und kompetente Beratung sicherzustellen. Die flexible Rufverteilung unterstützt die optimale Erreichbarkeit der Verkaufsmitarbeiter.
Verwaltung
Die Verwaltung deckt zentrale Funktionen wie Sekretariat, Buchhaltung und Geschäftsführung ab. Anrufe werden entsprechend der Zuständigkeit verteilt, um interne Abläufe effizient zu gestalten und eine direkte Kommunikation mit den verantwortlichen Ansprechpartnern zu ermöglichen.
Werkstatt & Service
Der Bereich Werkstatt & Service umfasst die Annahme, den Disponenten, die eigentliche Werkstatt, die Werkstattleitung sowie den Winterreifen-Service. Die Rufsteuerung sorgt dafür, dass Kundenanfragen schnell an die richtige Stelle gelangen – sei es für Terminvereinbarungen, technische Rückfragen oder saisonale Serviceangebote.
Endgeräte
Die Snom DECT-Multizellenlösung bietet maximale Mobilität auf dem gesamten Betriebsgelände. Sie ermöglicht eine nahtlose Abdeckung für schnurlose Telefone, sodass Mitarbeiter in Werkstatt, Service und Showroom jederzeit erreichbar bleiben. Ideal für Bereiche mit hoher Bewegungsfreiheit und wechselnden Arbeitsplätzen.
Der Microsoft Teams Client integriert die Telefonie direkt in die bestehende Kollaborationsplattform. Mitarbeiter können Anrufe bequem über den Desktop oder die mobile App tätigen und empfangen, ohne zusätzliche Hardware. Dies sorgt für eine flexible und ortsunabhängige Kommunikation – perfekt für Büroarbeitsplätze und mobiles Arbeiten.
Yealink Tischtelefone bieten eine zuverlässige und benutzerfreundliche Lösung für feste Arbeitsplätze wie Empfang, Verwaltung und Büros. Mit hochwertiger Sprachqualität und intuitiver Bedienung sind sie ideal für Mitarbeiter, die eine klassische Telefonlösung bevorzugen und gleichzeitig von modernen Funktionen profitieren möchten.
Die Easybell Smartphone App ermöglicht die Nutzung der Festnetznummer direkt auf dem Mobiltelefon. So bleiben Mitarbeiter auch außerhalb des Betriebsgeländes erreichbar und können Anrufe wie gewohnt über die Unternehmensnummer führen. Eine praktische Lösung für Außendienst und flexible Arbeitsmodelle.
Tarifinformationen
Diese beispielhafte Tarif-Zusammenstellung enthält alles, was ein Autohaus mit angeschlossener Werkstatt braucht: Sprachkanäle für bis zu zehn parallele Gespräche, genügend Seats der Cloud Telefonanlage für das Einrichten der Nebenstellen und Endgeräte, weitere Lizenzen für die Teams Integration sowie ein Minutenpaket, das den durchschnittlichen monatlichen Verbrauch ins Festnetz und ins Mobilnetz abdeckt.
| Produkt | Kosten | |
|---|---|---|
| SIP Trunk Business 10 | Bis zu 10 Gespräche gleichzeitig | 4,95 €/Monat |
| Cloud Telefonanlage Pro – 50 Seats | Pro-Funktionen: Call Flow Creator, Analytics, Desktop Client | 49,95 €/Monat |
| Fair Flat 10.000 | 10.000 Minuten ins Festnetz & 2.000 Minuten ins Mobilfunknetz inklusive | 99,50 €/Monat |
| Teams Connector – 20 User | 10 €/Monat | |
| Einrichtungsgebühr | 0 € | |
| Vertragslaufzeit | Keine | |
| Gesamt | 164,40 €/Monat |
Weitere Ressourcen
Call-Flows zum Download
Laden Sie sich hier die für unser Anwendungsbeispiel genutzten Call Flows herunter und setzen diesen als Grundlage oder Gedächtnisstütze für ihr Projekt ein.
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