So funktioniert eine virtuelle Cloud Telefonanlage

Eine cloudbasierte Telefonanlage bietet Unternehmen eine zukunftssichere, moderne Alternative zu klassischen Telefonanlage. Bei einer Cloud Telefonanlage läuft die gesamte Kommunikation über das Internet, anstatt auf eine physische Infrastruktur angewiesen zu sein. Für Unternehmen, die Cloud-Telefonie nutzen, bringt dies viele Vorteile wie Flexibilität, Ortsunabhängigkeit und häufig auch einen größeren Funktionsumfang mit sich. Wir erklären Ihnen, was eine Cloud Telefonanlage ist, wie sie funktioniert, welche Vorteile sie Unternehmen bieten und worauf Sie bei der Wahl der richtigen Anlage achten sollten.  

Eine herkömmliche Telefonanlage verbindet Unternehmen mit dem öffentlichen Telefonnetz. Im Gegensatz zur privaten Telefonie kann sie mehrere Leitungen, SIP-Trunks oder ISDN-/Multiplex-Anschlüsse verwalten und steuert zugleich die interne Kommunikation.

Sie verwaltet Nebenstellen, vermittelt Anrufe und ermöglicht Funktionen wie Rufgruppen, Hotlines und kostenlose interne Gespräche. Erst mit einer Telefonanlage lässt sich moderne Business-Telefonie verwirklichen.  

Cloud Telefonanlagen, auch Hosted PBX oder Cloud PBX genannt, ersetzen zunehmend klassische Telefonanlagen vor Ort und ermöglichen es Unternehmen, Telefonie-Dienste über das Internet zu nutzen.

Bei einer Cloud Telefonanlage werden sämtliche Funktionen der Telefonanlage in das Internet verlagert. Telefongespräche werden über das SIP-Protokoll digital übertragen: Die Kommunikation erfolgt über das IP-Netz statt über klassische Telefonleitungen.

Die Schnittstelle zwischen der Cloud Telefonanlage und dem öffentlichen Telefonnetz (PSTN) heißt dabei SIP-Trunk. Ein SIP-Trunk ist ein Telefonanschluss, der die Vermittlung von vielen Telefongesprächen gleichzeitig ermöglicht.

Nachdem die Cloud Telefonanlage über den SIP-Trunk an das öffentliche Telefonnetz angebunden ist, erfolgt die Anbindung der Endgeräte. Apps, IP-Telefone und andere VoIP-fähige Geräte stellen über das Internet eine direkte Verbindung zum Rechenzentrum her, in dem die Cloud Telefonanlage betrieben wird. Die Einrichtung der virtuellen Telefonanlage kann von überall aus im Internetbrowser erledigt werden.  

Die Cloud Telefonanlage spart somit nicht nur Kosten für die Hardware, sondern ermöglicht auch eine einfache Skalierbarkeit und Flexibilität in der Nutzung.

Einmal eingerichtet, funktioniert die Telefonie genauso wie vorher. Sie erhalten alle Funktionen einer lokalen IP-Telefonanlage, ohne in eine solche investieren zu müssen. Zusätzlich bietet eine Cloud Telefonanlage zahlreiche weitere Vorteile wie ortsunabhängige Telefonie. 

Unternehmen können neben der Hosted PBX auch IP-Centrex-Lösungen nutzen. Beide sind virtuelle Telefonanlagen, die über das SIP-Protokoll Telefongespräche digitalisieren und via IP-Verbindung über das Internet vermitteln. Der Unterschied liegt in der Bereitstellung: Bei IP-Centrex teilen sich alle Kunden eine zentrale Anlage des Anbieters, während eine Hosted PBX eine eigene, isolierte Installation für jedes Unternehmen bietet.

Die Vorteile einer Cloud Telefonanlage sind vielfältig. Sie bietet nicht nur eine kostengünstige Lösung, sondern häufig auch eine hohe Flexibilität und Skalierbarkeit, die besonders für Unternehmen mit wachsenden Anforderungen wichtig sind. Die Cloud Telefonanlage von Easybell können Sie beispielsweise jederzeit flexibel an sich verändernde Bedürfnisse anpassen. Außerdem können Sie problemlos Mitarbeitende im Homeoffice oder Außendienst anbinden. 

Teure Anschaffungen für Hardware oder aufwendige Installationen einer Telefonanlage vor Ort entfallen mit einer cloudbasierten Telefonanlage. Stattdessen profitieren Unternehmen von einem flexiblen Abrechnungsmodell, bei dem oft nur für die tatsächlich genutzten Nebenstellen gezahlt wird. Auch Wartungs- und Reparaturkosten entfallen, da der Anbieter die Telefonanlage in der Cloud hostet und für regelmäßige Updates sowie die Sicherheit der Software sorgt. Neue Funktionen und Erweiterungen werden häufig automatisch integriert, sodass die Anlage stets auf dem neuesten Softwarestand bleibt. 

Eine Cloud Telefonanlage lässt sich flexibel an die Bedürfnisse von Unternehmen anpassen. Anstatt langfristig planen zu müssen, wächst die Lösung einfach mit. Neue Nebenstellen lassen sich jederzeit spontan hinzubuchen und stehen sofort zur Verfügung. Auch die Reduzierung von Lizenzen ist mit wenigen Klicks möglich. So zahlen Unternehmen nur für die Leistungen, die sie tatsächlich benötigen, und können flexibel auf Veränderungen im Geschäftsalltag reagieren.

Auch den Funktionsumfang können Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen. Für spezielle Anforderungen bieten viele Anbieter einzelne zusätzliche Features oder verschiedene Varianten Ihrer Cloud Telefonanlage mit erweiterten Funktionen. 

Eine virtuelle Telefonanlage gilt als nutzerfreundlich und lässt sich häufig schnell und unkompliziert einrichten. Über eine Weboberfläche im Browser können meist alle Einstellungen vorgenommen werden. Dies ermöglicht eine eigenständige Verwaltung und Anpassung der Telefonanlage. Häufig ist dafür kein technisches Fachwissen notwendig und kann dadurch oft auch ohne externe Dienstleister durchgeführt werden. 

Wo es geht, wollen immer mehr Menschen von zu Hause oder unterwegs arbeiten. Eine Cloud Telefonanlage ermöglicht es, überall unter der gewohnten Büronummer erreichbar zu bleiben – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs. Ein Internetanschluss genügt. Selbst Mitarbeitende im Außendienst lassen sich so nahtlos unter Ihrer Rufnummer einbinden.

Dank Apps und Desktop-Clients können Mitarbeitende bequem am Laptop oder Smartphone telefonieren, ohne auf physikalische Telefone angewiesen zu sein – selbst auf Geschäftsreisen oder im Ausland. Parallelklingeln auf verschiedenen Endgeräten sorgt dafür, dass kein Anruf verpasst wird.

So lassen sich mehrere Standorte und mobile Mitarbeiter problemlos in eine zentrale Telefonanlage integrieren – und das völlig ortsunabhängig. Wie sich Homeoffice effizient und professionell gestalten lässt, zeigen unsere Tipps und Lösungen für mobiles Arbeiten. 

Unternehmen und Organisationen stellen zu Recht hohe Ansprüche an Ihre Kommunikationslösung. Dank Verschlüsselung können Telefonate leicht abhörsicher gemacht werden.  

Viele Anbieter betreiben ihre Server in zertifizierten Rechenzentren. Einige Anbieter stellen die Cloud Telefonanlage sogar auf einem eigenen virtuellen Server (VM) bereit. Dadurch müssen Unternehmen ihre Telefonanlage nicht mit anderen Nutzern teilen, was zusätzliche Sicherheit und Stabilität bedeutet. Weitere Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen vor unbefugtem Zugriff.   

Virtuelle Telefonanlagen bieten zahlreiche weitere Vorteile, die über die reine Telefonie hinausgehen. Sie lassen sich häufig nahtlos in bestehende Systeme wie CRM- oder ERP-Software integrieren, sodass Anrufe direkt aus der Kundenverwaltung heraus getätigt oder protokolliert werden können. Dies steigert die Effizienz und verbessert den Workflow in Unternehmen.

Ein weiterer Pluspunkt einer Hosted PBX ist die Zukunftssicherheit: Da die Software kontinuierlich aktualisiert wird, bleiben Unternehmen technologisch auf dem neuesten Stand, ohne regelmäßig in neue Hardware investieren zu müssen.  

Eine virtuelle Telefonanlage bietet das Beste einer herkömmlichen Telefonanlage, hat aber nicht ihre Beschränkungen. Dadurch hat eine Telefonanlage aus der Cloud meistens viel mehr Funktionen als eine klassische Telefonanlage.  

Jedes Unternehmen hat jedoch individuelle Anforderungen an seine Kommunikation und die Funktionen, die es benötigt. Von Filialbetrieben bis zu hybriden Arbeitsmodellen – unsere Anwendungsbeispiele zeigen, wie eine Cloud Telefonanlage in der Praxis überzeugt und auf welche Funktion man besonders achten sollte.

Zu den typischen Business-Funktionen gehören unter anderem das Halten von Gesprächen, das Makeln zwischen zwei Leitungen und die Vermittlung von Anrufen (Call Transfer). Auch Kurzwahlfunktionen sowie das gezielte Annehmen von Anrufen über Besetztlampenfelder (BLF) sind bei vielen Anbietern integriert.

Dank individueller Anrufsteuerung lassen sich automatische Weiterleitungen außerhalb der Geschäftszeiten einrichten. Online-Faxfunktionen wie Fax2Mail und Mail2Fax ermöglichen den papierlosen Versand und Empfang von Faxen direkt am PC oder Smartphone.

Anrufgruppen und Warteschleifen verbessern den Kundenservice, während individuelle Wartemusik und Voicemail-Funktionen das Anruferlebnis optimieren. Benachrichtigungen über verpasste Anrufe erhält man bequem per E-Mail.

Darüber hinaus lassen sich oft CRM-Systeme und andere Business-Anwendungen über CTI-Schnittstellen nahtlos integrieren. Auch die Anbindung an Microsoft Teams sowie die Nutzung eines Desktop-Clients für Windows und macOS gehören bei manchen Anbietern zum Funktionsumfang. 

Für die Nutzung einer Cloud Telefonanlage ist eine stabile, leistungsstarke Internetverbindung unerlässlich. Die erforderliche Bandbreite hängt von der Anzahl der Mitarbeitenden und dem Telefonieverhalten ab. Ein VoIP-Gespräch benötigt durchschnittlich 100 KBit/s pro Sprachkanal im Up- und Download – für gute Sprachqualität sollten Sie mit 150 KBit/s pro Gespräch kalkulieren.

Beispiel: Bei zehn gleichzeitig telefonierenden Mitarbeitenden sind bereits 1,5 Mbit/s im Up- und Downstream nötig. Da ADSL-Anschlüsse oft eine deutlich geringere Upload-Geschwindigkeit haben, ist dies ein kritischer Faktor bei der Planung.

Auch die restliche Internetnutzung – etwa E-Mails, Recherchen oder Cloud-Dienste – sollte berücksichtigt werden, um Engpässe zu vermeiden und eine stabile Verbindung sicherzustellen.

Eine DSL-Leitung mit 16.000 KBit/s im Download und 1.024 KBit/s im Upload könnte theoretisch 160 Gespräche im Download, aber nur zehn im Upload ermöglichen. Zudem schwanken diese Werte in der Praxis, da Anbieter meist Maximalwerte angeben.

Neben einer passenden Internetverbindung werden geeignete Endgeräte wie IP-Telefone oder Softphones auf PCs und Mobilgeräten benötigt.

Ebenso wichtig ist ein SIP-Trunk bzw. SIP-Zugang, über den die Cloud Telefonanlage mit dem öffentlichen Telefonnetz verbunden wird. Bei vielen Anbietern ist dieser integriert, bei anderen muss er separat bezogen und eingerichtet werden.

Damit Sprachdaten bevorzugt übertragen werden, sollte Ihr Netzwerk Quality-of-Service (QoS) unterstützen und entsprechend konfiguriert sein. Auch die Sicherheit zählt: Firewall, VPN und Verschlüsselung (z. B. SRTP) schützen Ihre Kommunikation zuverlässig. 

Bei der Auswahl einer geeigneten Cloud Telefonanlage sollten Unternehmen mehrere Aspekte berücksichtigen, um eine Lösung zu finden, die ihren spezifischen Anforderungen entspricht. In Deutschland gibt es zahlreiche Anbieter wie Easybell, Placetel, NFON oder fonial, die cloudbasierte Telefonanlagen für Unternehmen bereitstellen. Ein umfassender Überblick über VoIP-Anbieter hilft dabei, die richtige Wahl zu treffen.

Wichtige Kriterien bei der Auswahl eines Anbieters:

• Funktionsumfang: Welche Funktionen sollte die Telefonanlage unterstützen? Eine moderne Cloud PBX sollte essenzielle Funktionen wie Softphone-Unterstützung, IVR, BLF (Besetzlampenfeld), Anrufweiterleitung, Anklopfen und Voicemail bieten. Generell sollten Sie sich vor der Entscheidung überlegen, welche Funktionen für die Telefonie Ihres Unternehmens entscheidend sind. Außerdem sollten Sie darauf achten, ob die gewünschten Funktionen bereits integriert sind. Bei manchen Anbietern müssen Sie für bestimmte Funktionen zuzahlen.
• Sicherheit & Datenschutz: DSGVO-konforme Verschlüsselung und redundante Rechenzentren sorgen für eine sichere digitale Telefonie, die sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lässt.
• Integrationen: Unternehmen sollten prüfen, ob sich die VoIP-Telefonanlage in bestehende CRM-Systeme oder Collaboration-Tools wie zum Beispiel Microsoft Teams einbinden lässt, um Arbeitsabläufe zu optimieren.
• Kundenservice: Ein zuverlässiger und erreichbarer Support ist entscheidend für den reibungslosen Betrieb der Telefonanlage – insbesondere, wenn technische Fragen oder Störungen auftreten. Allerdings ist der Support nicht immer kostenlos, manche Anbieter wie 3CX verlangen Aufpreise für Support-Tickets.  
• Kosten & Transparenz: Neben den Grundkosten sind Zusatzgebühren für Rufnummern oder internationale Anrufe zu berücksichtigen.  
• Testphasen & Bewertungen: Viele Anbieter, darunter Easybell, bieten kostenlose Testphasen oder Demos an, um die Benutzerfreundlichkeit und Funktionen ihrer Telefonie-Lösungen im Praxisbetrieb zu testen. Zudem helfen Bewertungen und Kundenrezensionen dabei, die Zuverlässigkeit der Anbieter einzuschätzen. 

Ein detaillierter Vergleich der Cloud PBX Anbieter hinsichtlich der oben genannten Kriterien hilft dabei, die passende Lösung zu identifizieren.  

Um eine fundierte Entscheidung bei der Auswahl Ihrer Telefonanlage zu treffen, ist es hilfreich, verschiedene Telefonanlagen hinsichtlich Preis, Funktionsumfang und Flexibilität zu vergleichen. Unser übersichtlicher Telefonanlagenvergleich unterstützt Sie dabei, die optimale Lösung für Ihre individuellen Anforderungen zu finden. 

Während kleine Unternehmen flexible IP-Telefonie mit geringen Fixkosten benötigen, setzen Großkonzerne auf skalierbare VoIP PBX-Lösungen, die umfangreiche Funktionen und hohe Ausfallsicherheit bieten. Anwendungsbeispiele für verschiedene Unternehmensgrößen zeigen, wie unterschiedlich Cloud Telefonanlagen je nach Branche und Firmengröße genutzt werden können.

Die richtige Cloud Telefonie-Lösung hängt von den spezifischen Anforderungen eines Unternehmens ab. Der Vergleich von Funktionen, Kosten und Support sowie das Testen von Demos erleichtern die Entscheidung für eine zukunftssichere Online-Telefonanlage, die sich flexibel an neue Anforderungen anpassen lässt. 

Bei der Umstellung sollten verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Übergang von traditionellen TK-Anlagen oder bestehenden VoIP-Telefonanlagen sicherzustellen.

Vorbereitungen für die Umstellung:

Bevor die Migration erfolgt, ist es entscheidend, die vorhandene Telefoninfrastruktur und die Netzwerkanforderungen zu evaluieren. Eine sorgfältige Planung hilft dabei, potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und zu adressieren.  

Wichtige Schritte:

• Netzwerkbewertung: Sicherstellen, dass die Internetbandbreite für die VoIP-Telefonie ausreichend dimensioniert ist. Eine Empfehlung ist eine Bandbreite von mindestens 100 KBit/s pro Sprachkanal.
• Endgeräteauswahl: Entscheiden, ob IP-fähige Endgeräte wie IP-Telefone, Softphones oder Headsets verwendet werden sollen. Dabei ist zu berücksichtigen, welche Geräte mit der geplanten Cloud Telefonanlage kompatibel sind. 

Parallelbetrieb der alten und neuen Lösung

Es ist möglich, die bestehende Telefonanlage parallel zur neuen Cloud-Telefonie-Lösung zu betreiben. Dies ermöglicht einen schrittweisen Übergang und minimiert potenzielle Ausfallzeiten. Eine sorgfältige Planung des Parallelbetriebs ist jedoch essenziell, um die Integration beider Systeme zu gewährleisten.

Umgang mit alten Endgeräten

Bei der Migration stellt sich oft die Frage, wie mit nicht IP-fähigen Telefonen verfahren werden soll. Grundsätzlich können folgende Optionen in Betracht gezogen werden:

• Ersatz durch IP-fähige Geräte: Investition in IP-Telefone, die mit der Cloud Telefonanlage kompatibel sind.
• Weiterverwendung mit Adaptern: Nutzung von Analog-Telefon-Adaptern (ATA), um herkömmliche Telefone für die IP-Telefonie tauglich zu machen.  
• Integration von Softphones: Verwendung von Softwarelösungen auf Computern oder mobilen Geräten als Alternative zu physischen Telefonen.

Rufnummernportierung und gesetzliche Vorgaben

Die Portierung von Rufnummern zur neuen Cloud Telefonanlage ist in der Regel möglich und sollte frühzeitig geplant werden. Wichtige Punkte dabei sind:

• Vorbereitung: Sicherstellen, dass alle erforderlichen Informationen für die Rufnummernportierung bereitgestellt werden.
• Zeitplanung: Die Portierung sollte so terminiert werden, dass sie mit minimalen Unterbrechungen des Geschäftsbetriebs erfolgt.
• Kosten: Informieren Sie sich über mögliche Gebühren für die Rufnummernportierung, die je nach Anbieter variieren können.
• Rechtsvorschriften: Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und die DSGVO, während des gesamten Migrationsprozesses.

Die Kosten einer Cloud-Telefonanlage setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen und variieren je nach Anbieter und gewähltem Leistungsumfang. 

• Monatliche Grundgebühren: Diese Gebühren decken die Nutzung der Cloud-Telefonanlage ab und werden in der Regel pro Nutzer oder Nebenstelle berechnet.  
• Kosten für den SIP-Trunk: Viele Anbieter stellen den SIP-Trunk als integralen Bestandteil der Cloud-Telefonanlage bereit, sodass keine zusätzlichen Kosten entstehen. Bei anderen muss der SIP-Trunk separat gebucht werden, was die Gesamtkosten beeinflussen kann.  
• Einrichtungsgebühren: Einige Anbieter erheben einmalige Gebühren für die Einrichtung der Anlage.
• Zusatzfunktionen: Funktionen wie Anrufaufzeichnung, erweiterte Reporting-Tools oder Integrationen in CRM-Systeme können zusätzliche Kosten verursachen.  
• Endgeräte: Kosten für IP-Telefone oder Headsets sind selten in den Grundgebühren enthalten und sollten bei der Kalkulation berücksichtigt werden. 

• Nebenstellen: Bei Bedarf können zusätzliche Nebenstellen hinzugebucht werden, was die monatlichen Kosten erhöht.
• Auslandstelefonate: Anrufe ins Ausland sind oft nicht in nationalen Flatrates enthalten und werden separat abgerechnet.
• Flatrates: Viele Anbieter bieten Flatrates oder Minutenpakete für nationale und internationale Anrufe an. Internationale Flatrates sind jedoch seltener und oft auf bestimmte Länder oder Regionen beschränkt. Dabei ist es wichtig zu klären, ob die Flatrate nur für bestimmte Rufnummern gilt oder für alle angemeldeten Endgeräte. Unternehmen, die häufig telefonieren, können durch Minutenpakete oder Flatrates möglicherweise Kosten sparen. Es empfiehlt sich, die voraussichtliche monatliche Gesprächszeit zu prüfen, um die passende Option auszuwählen.
• Supportkosten: Der technische Support ist bei den meisten Anbietern im Leistungsumfang enthalten. Einige Anbieter berechnen jedoch Gebühren für Support-Tickets. Zudem bieten einige Cloud PBX-Anbieter zusätzlich buchbare Premium-Services oder spezielle Dienstleistungen, bei denen zusätzliche Gebühren anfallen.  

e nach Bundesland, Branche und Unternehmensgröße können Unternehmen beim Umstieg auf eine Cloud PBX von Förderprogrammen profitieren. Viele dieser Programme – wie „Digital Jetzt“ (BMWK), regionale Digitalisierungsförderungen oder Mittelstandsförderungen – unterstützen Investitionen in digitale Infrastruktur mit Zuschüssen von bis zu 70 %. Darunter fallen häufig auch VoIP-Lösungen und Beratungsleistungen zur Umsetzung. Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) lohnt sich ein Blick in Landesprogramme wie z. B. „go-digital“, „Digitalbonus Bayern“ oder „Digitalprämie Berlin“.

Auch steuerlich bietet die Investition Vorteile: cloudbasierte Telefonanlagen gelten als Betriebsausgaben und können in der Regel vollständig steuerlich geltend gemacht werden.

Im Vergleich zu klassischen Telefonanlagen punktet eine Cloud Telefonanlage außerdem mit Vorteilen für die Umwelt: Der Bedarf an lokaler Hardware entfällt, da alle Funktionen in Rechenzentren bereitgestellt werden. Unternehmen benötigen lediglich IP-fähige Endgeräte oder nutzen bestehende Computer und Smartphones zum Telefonieren. Das spart Ressourcen und reduziert Elektroschrott.

Moderne Rechenzentren, die eine virtuelle Telefonanlage betreiben, arbeiten oft besonders energieeffizient und setzen häufig auf erneuerbare Energien sowie innovative Kühltechnologien. Im Vergleich zum Betrieb eigener Serverräume können Unternehmen mit einer Telefonanlage aus der Cloud ihren eigenen Energieverbrauch deutlich senken und die CO₂-Emissionen reduzieren.

Eine weitere Stärke der gehosteten Telefonanlage liegt in der meist bedarfsgerechten Ressourcennutzung: Unternehmen greifen nur auf die Rechenleistung zu, die sie tatsächlich benötigen. Überkapazitäten werden dadurch in vielen Fällen vermieden, was Energie spart und die Umwelt zusätzlich entlastet.